Desarrollo y determinación de la estructura de la organización

La estructura de la organización es el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización. Prescribe las relaciones entre varias posiciones y actividades en los negocios. Dado que las personas ocupan diversos cargos, la estructura crea una relación entre ellos. La estructura organizativa proporciona un marco que mantiene las diversas funciones juntas de acuerdo con el patrón determinado por los gerentes. Una estructura planificada describe las funciones requeridas, correlaciona las funciones de manera sistemática y asigna autoridad y responsabilidad.

Cada negocio establece algunos objetivos que deben alcanzarse. Para lograr los objetivos se deben realizar algunas actividades. Estas actividades deben ser especificadas, clasificadas y agrupadas. Las actividades agrupadas se asignan a individuos o grupos. La responsabilidad y la autoridad se asigna para llevar a cabo diversas actividades. Se establece un sistema de coordinación adecuada para alcanzar los objetivos de la organización. El establecimiento de una relación sistemática entre diversas actividades y personas es el marco de la estructura de la organización. Puede haber problemas y dificultades si la estructura es defectuosa. La estructura debe ser adecuada para el funcionamiento de la organización y ser útil para lograr los objetivos comerciales.

Desarrollo de la estructura de la organización:

Al desarrollar una estructura organizativa, las dos variables, es decir, la estructura básica y el mecanismo operativo deben tomarse en consideración. La estructura básica involucra temas como la forma en que el trabajo de la organización debe dividirse y asignarse entre puestos, grupos, departamentos, divisiones, etc. y cómo lograr la coordinación necesaria para alcanzar los objetivos de la organización. El mecanismo operativo incluye factores como el sistema de información, los procedimientos de control y la aplicación de los principios y prácticas de la organización.

El desarrollo de la estructura de la organización requiere decisiones tales como:

(i) Las funciones a realizar y

(ii) La forma de la estructura.

Las funciones que se asumirán se decidirán estudiando las necesidades organizativas y la división de estas actividades y la forma de las estructuras se puede decidir estudiando la aplicación de muchos principios y prácticas organizacionales. La estructura de la organización establece una relación formal entre varias posiciones en la organización.

Estas relaciones pueden ser clasificadas como:

(i) Relaciones entre superiores y subordinados y viceversa.

(ii) Relaciones entre posiciones de línea y especialistas.

(iii) Relaciones con el personal.

(iv) Relaciones laterales.

Determinación del tipo de estructura:

La estructura organizativa actúa como un canal para alcanzar los objetivos de la organización. Se debe tener el cuidado adecuado para determinar una estructura que se ajuste a las necesidades del negocio.

Los siguientes pasos ayudarán a decidir una estructura específica:

(i) Análisis de actividades:

En primer lugar, se deben especificar las actividades que ayudarán a alcanzar los objetivos de la empresa. Cada negocio debe realizar una serie de funciones como fabricación, compras, personal, finanzas, marketing, etc. Estas funciones deben especificarse después de un análisis adecuado. Cada organización puede tener una o dos funciones dominantes. Por ejemplo, una empresa manufacturera puede tener la producción como una función principal, el diseño puede ser una función importante para el fabricante de prendas de vestir confeccionadas, etc. Después de especificar todas las actividades en áreas funcionales, éstas pueden enumerarse por orden de importancia.

Las actividades pueden además dividirse y subdividirse en unidades homogéneas más pequeñas para que las mismas puedan asignarse a diferentes individuos. El director ejecutivo puede dividir las actividades en departamentos funcionales y delegar autoridad a los gerentes departamentales. Los gerentes departamentales pueden ser asistidos por gerentes adjuntos, gerentes adjuntos, supervisores, etc. Un trabajo es un bloque vinculante básico en el diseño de una estructura organizativa.

(ii) Análisis de decisiones:

Para alcanzar los objetivos de la empresa, se requieren algunas decisiones para alcanzar los niveles de rendimiento. ¿Qué tipo de decisiones se requieren? ¿Quién tomará tales decisiones? ¿Cuándo deben tomarse estas decisiones? ¿Qué directivos deberían participar en estas decisiones? Estas son las preguntas que deben ser analizadas y decididas. Aunque puede que no sea posible predecir el curso futuro de las cosas, el tema tiene un alto grado de previsibilidad. Las decisiones previsibles que se tomarán en diferentes niveles de gestión requerirán un grado de autoridad y responsabilidad.

(iii) Análisis de relaciones:

También se debe analizar el tipo de relación requerida en varios niveles. La relación entre los subordinados superiores, la línea y el personal, las relaciones ascendentes, descendentes y laterales debe analizarse para determinar la estructura de la organización.