Delegación: Definición, Características, Elementos y Tipos.

Aquí detallamos el significado y la definición de delegación, sus características, elementos y tipos.

La delegación es un proceso administrativo para hacer que otros hagan las cosas dándoles responsabilidad. Todas las decisiones importantes son tomadas en el nivel superior por la Junta Directiva. La ejecución se encomienda al Jefe Ejecutivo. El Director Ejecutivo asigna el trabajo a los gerentes departamentales que en urno delegan la autoridad a sus subordinados. Cada superior delega la autoridad a los subordinados para realizar un trabajo en particular. El proceso va al nivel donde se ejecuta el trabajo real. A la persona responsable de un trabajo en particular se le otorga la autoridad necesaria para realizarlo.

Hay un límite hasta el cual una persona puede supervisar a los subordinados. Cuando el número de subordinados aumenta más allá de él, entonces él tendrá que delegar sus poderes a otros que realizan supervisión para él. Un gerente no es juzgado por el trabajo que realmente realiza por su cuenta sino por el trabajo que realiza a través de otros. Asigna deberes y autoridad a sus subordinados y asegura el logro de los objetivos organizacionales deseados.

Definiciones:

Allen:

La encomienda de una parte o responsabilidad y autoridad a otra y la creación de responsabilidad por el desempeño ".

OS Hiner:

"La delegación tiene lugar cuando una persona le otorga a otra el derecho de realizar trabajos en su nombre y en su nombre, y la segunda persona acepta el deber u obligación correspondiente de hacer lo que se le exige".

Douglas C. Basil:

“Delegación se refiere a la capacidad de un gerente para compartir su carga con otros. Consiste en otorgar autoridad o el derecho a tomar decisiones en ciertas áreas definidas y cobrar a los subordinados la responsabilidad de llevar a cabo una tarea asignada ".

Características de la delegación:

La inclinación es la asignación de autoridad a los subordinados en un área definida y hacerlos responsables de los resultados.

La delegación tiene las siguientes características:

1. La delegación tiene lugar cuando un gerente otorga algunos de sus poderes a los subordinados.

2. La delegación se produce solo cuando la persona que delegue la autoridad tiene esa autoridad, es decir, un gerente debe poseer lo que quiere delegar.

3. Solo una parte de la autoridad está delegada a los subordinados.

4. Un administrador que delegue la autoridad puede reducirlo, mejorarlo o recuperarlo. Él ejerce el control total sobre las actividades de los subordinados, incluso después de la delegación.

5. Es solo la autoridad que es delegada y no la responsabilidad. Un gerente no puede renunciar a la responsabilidad delegando autoridad a los subordinados.

Elementos de la delegación:

La delegación implica los siguientes tres elementos:

1. Asignación de Responsabilidad:

El primer paso en la delegación es la asignación de trabajo o deber al subordinado, es decir, la delegación de autoridad. El superior le pide a su subordinado que realice una tarea particular en un período de tiempo determinado. Es la descripción del rol asignado al subordinado. Los deberes en términos de funciones o tareas a realizar constituyen la base del proceso de delegación.

2. Otorgamiento de Autoridad:

La concesión de autoridad es el segundo elemento de delegación. El delegador otorga autoridad a los subordinados para que se realice la tarea asignada. La delegación de responsabilidad con autoridad no tiene sentido. El subordinado solo puede realizar el trabajo cuando tiene la autoridad requerida para completar esa tarea.

La autoridad se deriva de la responsabilidad. Es el poder, para ordenar u ordenar, delegado de superior, para permitir que el subordinado cumpla con su responsabilidad. El superior puede transferirlo para permitir que el subordinado complete su trabajo asignado correctamente. Debe haber un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad. El superior debe delegar autoridad suficiente para hacer el trabajo asignado.

3. Creación de la rendición de cuentas:

La responsabilidad es la obligación de un subordinado para realizar los deberes asignados a él. La delegación crea una obligación para el subordinado de cumplir la tarea que le asigna el superior. Cuando se asigna un trabajo y se delega la autoridad, la responsabilidad es el subproducto de este proceso.

La autoridad se transfiere para que un trabajo particular se complete como se desee. Esto significa que el delegador debe garantizar la finalización del trabajo asignado. La autoridad fluye hacia abajo mientras que la responsabilidad fluye hacia arriba. El flujo descendente de autoridad y el flujo ascendente de responsabilidad deben tener paridad en cada posición de la jerarquía de administración. El subordinado debe rendir cuentas a un solo superior. La responsabilidad individual mejora el trabajo y la disciplina.

Tipos de Delegación:

La delegación puede ser de los siguientes tipos:

Delegación general o específica:

Cuando se otorga autoridad para realizar funciones gerenciales generales como planificación, organización, dirección, etc., los gerentes subordinados realizan estas funciones y disfrutan de la autoridad requerida para llevar a cabo estas responsabilidades. El director ejecutivo ejerce el control general y guía a los subordinados de vez en cuando.

La delegación específica puede relacionarse con una función particular o una tarea asignada. La autoridad delegada al gerente de producción para llevar a cabo esta función será una delegación específica. Varios gerentes departamentales obtienen autoridad específica para llevar a cabo sus tareas departamentales.

Delegación formal o informal:

La delegación formal de autoridad es la parte de la estructura organizativa. Cuando se asigna una tarea a una persona, también se le otorga la autoridad requerida. Este tipo de delegación es parte del funcionamiento normal de la organización. Cada persona recibe automáticamente la autoridad de acuerdo con sus deberes. Cuando el gerente de producción obtiene poderes para aumentar la producción, es una delegación formal de autoridad. La delegación informal no surge debido a la posición sino según las circunstancias. Una persona puede realizar una tarea particular no porque se le haya asignado, sino que es necesario que realice su trabajo normal.

Delegación lateral:

Cuando a una persona se le delega una autoridad para realizar una tarea, puede necesitar la asistencia de varias personas. Puede llevar tiempo obtener la ayuda formal de estas personas. Él puede contactar indirectamente a las personas para obtener su ayuda para asumir el trabajo al reducir el tiempo de delegación formal. Cuando la autoridad se delega informalmente se llama delegación lateral.

Autoridad reservada y autoridad delegada:

Un delegador puede no querer delegar toda autoridad a los subordinados. La autoridad que él guarda con él se llama autoridad reservada y la autoridad que se asigna a los subordinados es autoridad delegada.

Requisitos previos para la delegación:

Cada superior intenta retener la mayor autoridad posible. La carga de trabajo o circunstancias pueden obligar a la delegación hacia abajo. Si la autoridad no está delegada voluntariamente, entonces no traerá los resultados deseados. Es importante que la autoridad apropiada vaya hacia abajo para que el trabajo se realice sin problemas y de manera eficiente. El proceso de delegación se completará solo si se cumplen los siguientes requisitos previos.

Disposición para delegar:

El primer requisito previo para la delegación es la disposición del superior a participar con su autoridad. A menos que el superior esté preparado psicológicamente para dejar su autoridad, la delegación no será efectiva. Si se obliga a un superior a delegar la autoridad hacia abajo sin su dulce voluntad, intentará idear métodos para interferir con el trabajo del subordinado. Puede ensombrecer al subordinado hasta tal punto que cada decisión se implemente con la aprobación del jefe o el desempeño pueda pasar a través de él con su escrutinio cercano. Será mejor no delegar autoridad a menos que el superior esté mentalmente preparado para hacerlo.

Clima de Confianza y Confianza:

Debe haber un clima de confianza y confianza entre los superiores y los subordinados. A los subordinados se les debe dar suficientes oportunidades o situaciones reales de trabajo donde usen su talento y experiencia. En caso de que cometan algunos errores, los superiores deben guiarlos y corregirlos. Los superiores deben confiar en sus subordinados y no deben tomarlos como sus competidores. El clima de confianza y confianza ayudará a los subordinados a aprender y crecer, y esto ayudará al proceso de delegación.

La fe en los subordinados:

A veces, los superiores no delegan la autoridad con el temor de que los subordinados no puedan manejar el trabajo de forma independiente. No confían en las cualidades de los subordinados y no quieren asumir riesgos. El superior puede estar demasiado consciente de su habilidad y competencia con el resultado de que no está dispuesto a delegar la autoridad. Los superiores deben evitar este tipo de pensamiento y actitud. Deben tener fe en sus subordinados y deben ayudarlos a aprender el trabajo correctamente. Después de todo, los superiores también aprendieron muchas cosas de sus superiores y los actuales subordinados también deben asumir responsabilidades más altas. El clima de fe ayudará a los subordinados a aprender las cosas más rápido y asumir más responsabilidades.

Miedo a los supervisores:

A menudo, existe un temor entre los superiores de que sus subordinados no puedan sobrepasarlos, una vez que se les otorga una mayor responsabilidad. Este es un caso de complejo de inferioridad. Los superiores pueden dar muchas lógicas para delegar autoridad, pero este temor es una de las causas importantes. Los superiores deben evitar este tipo de pensamiento y tener una actitud positiva hacia los subordinados.

Se debe alentar a los subordinados a que asuman más responsabilidades y tendrán más respeto por los superiores y su capacidad de tener fe en sus subordinados y más bien deberían ayudarlos a aprender el Trabajo correctamente. Después de todo, los superiores también aprendieron muchas cosas de sus superiores y los actuales subordinados también deben asumir responsabilidades más altas. El clima de fe ayudará a los subordinados a aprender las cosas más rápido y asumir más responsabilidades.

Miedo a los supervisores:

A menudo, existe un temor entre los superiores de que sus subordinados no puedan sobrepasarlos, una vez que se les otorga una mayor responsabilidad. Este es un caso de complejo de inferioridad. Los superiores pueden dar muchas lógicas para delegar autoridad, pero este temor es una de las causas importantes. Los superiores deben evitar este tipo de pensamiento y tener una actitud positiva hacia los subordinados. Se debe alentar a los subordinados a asumir más responsabilidades y tendrán más respeto por los superiores y su capacidad.