Máquinas de procesamiento de datos en la oficina: significado y tipos
Usos de las máquinas de oficina modernas — Procesamiento de datos y máquinas de grabación:
Procesamiento de datos:
Sentido:
En la oficina se recopilan diversos datos de fuentes externas e internas que deben procesarse para su análisis y toma de decisiones. No es posible que la célula de memoria del cerebro humano las almacene. Los cálculos mentales son inusualmente pesados y extenuantes para interpretar los datos y descubrir las correlaciones entre los datos.
Las fórmulas matemáticas toman mucho tiempo para la aplicación mental y el ejercicio físico. Hay posibilidades de errores. Para superar estas dificultades y limitaciones, se ha ideado el procesamiento mecánico de datos.
El origen del procesamiento de datos se remonta a los siguientes descubrimientos: la calculadora de Pascal (1642), el analizador de deferentes de Babbage (1820) y el equipo de tarjetas perforadas de Hollerith (1889). Todo el proceso se conoce como EDP o Procesamiento electrónico de datos. Todo el esquema se ha encontrado con un cambio revolucionario con la introducción de los transistores o la electrónica. Hay dos aspectos distintos del procesamiento de datos: sin y con el uso de una computadora.
Tipo:
(A) Máquina de procesamiento de datos de tarjetas perforadas:
Varios tipos de trabajos administrativos y contables pueden ser realizados por dicha máquina. Por ejemplo, la facturación, la contabilidad de compras y ventas, la contabilidad de costos, la fabricación de rollos de pago, la contabilidad de almacenes e inventarios, la tabulación y análisis estadísticos, el control presupuestario, etc.
El sistema:
Esta máquina tiene cuatro aspectos de operación y todo el equipo consta del mecanismo necesario con accesorios auxiliares.
Los aspectos son:
(a) Punzonado:
El primer paso es el punzonado de las tarjetas, ya sea con la operación manual o con el golpe de teclas automático. La importancia de perforar es hacer algunos agujeros en las tarjetas de acuerdo con algunas posiciones fijas. Estos agujeros tienen un significado especial y pueden interpretarse de manera significativa. Estos no son más que registros simbólicos de información.
(b) Verificando:
El segundo paso es volver a perforar, preferiblemente por otro operador, para verificar si la perforación original se realizó correctamente o no. Si hubo un punzonado incorrecto anteriormente, entonces el segundo punteo no tendrá lugar ya que la máquina se detendrá automáticamente. Entonces se verá si la primera o la segunda perforación es incorrecta. Hay diferentes métodos de re-punzonado para la verificación.
(c) Clasificación:
Al perforar diferentes tipos de información se registran simbólicamente. Las tarjetas ahora tienen que agruparse en diferentes 'campos' de información y, en consecuencia, separarse. Esta separación se realiza mecánicamente colocando las tarjetas perforadas en un clasificador. Por ejemplo, las tarjetas para diferentes clientes se pueden agrupar por área.
(d) Tabulación:
El último paso es alimentar el tabulador con las tarjetas. La máquina detecta artificialmente las diferentes perforaciones o agujeros en las tarjetas y, en consecuencia, proporciona información a la parte de la máquina de adición e impresión.
La máquina contiene algunos mecanismos auxiliares para calcular, perforar en grupo (es decir, perforar un lote de tarjetas de manera idéntica y simultánea), interpretar e intercalar o agrupar (es decir, hacer que los códigos sean comprensibles y encontrar interrelaciones entre ellos), etc.
Ventajas:
(1) Todo el proceso de perforación, verificación, clasificación, tabulación, interpretación y clasificación se realiza a una velocidad tremenda y, por lo tanto, hay un gran ahorro de tiempo en el procesamiento de datos.
(2) Todo el proceso es simple y la capacitación para la operación se puede dar al personal en poco tiempo.
(3) Como hay un paso de verificación, no existe imprecisión en el sistema de información.
(4) Es adaptable a varios tipos de trabajos de oficina.
(5) Proporciona a la administración una variedad de información actualizada y que se puede utilizar como herramientas de control.
(6) Las economías se logran mediante la reducción del trabajo manual, el ahorro de tiempo, evitando el desperdicio por errores, etc.
(7) Las tarjetas perforadas pueden usarse para un procesamiento posterior por parte de una computadora.
Desventajas:
(1) El costo inicial de instalación de la máquina es alto. El costo de operación y el costo de mantenimiento también son altos. Se debe utilizar papelería más costosa.
(2) Las máquinas principal y auxiliar causan ruido.
(3) Hay problemas derivados de la avería, la sustitución de piezas, etc.
(4) La capacitación de los operadores tiene un costo y las escalas salariales de estas personas calificadas son altas.
(5) Los auditores pueden encontrar dificultades, ya que toda la información detallada que buscan puede que no esté disponible en las tarjetas codificadas y simbolizadas.
(B) Computadoras electrónicas :
La última incorporación a la lista de máquinas de oficina es una computadora electrónica. Es una máquina en lugar de un sistema o unidad que consta de varios mecanismos para el procesamiento de datos automático y muy rápido. Es una herramienta en manos de la administración para una toma de decisiones más precisa, racional y rápida.
Una computadora electrónica a menudo se describe como un cerebro artificial, aunque como un cerebro realmente no "piensa". Ayuda al hombre a pensar racional y rápidamente. La era moderna se describe como una era electrónica y los dispositivos electrónicos tienen un potencial inmenso.
Las computadoras son realmente el producto de la Segunda Guerra Mundial cuando las utilidades de la informatización se hicieron sentir en las decisiones de segundo campo de guerra, especialmente destinadas a la fuerza aérea. La primera máquina de computación fue descubierta en 1944 por el Prof. Aiken de la Universidad de Harvard (EE. UU.) Con la asistencia financiera de IBM (International Business Machine). La primera computadora electrónica fue diseñada en la Universidad de Pennsylvania (EE. UU.).
Las computadoras ya han pasado por cuatro etapas de desarrollo o "cuatro generaciones". Las computadoras de primera generación fueron operadas por válvulas de radio. En la segunda generación las válvulas de radio fueron reemplazadas por transistores. Las computadoras de la tercera generación utilizan sistema de micro-circuitos. En la cuarta generación, se utiliza la tecnología de "integración a gran escala" (LSI) por la cual se pueden colocar enormes cantidades de componentes electrónicos en pequeños "chips".
Las computadoras se utilizan para todos los propósitos que se encuentran en una máquina de procesamiento de datos, pero las computadoras pueden manejar una gran variedad de información debido a su mayor capacidad. Una computadora puede elegir, digamos, varios miles de aplicaciones, cuáles son de candidatos adecuados.
Las computadoras son de dos tipos:
(1) Tipo analógico:
Dicha computadora hace ecuaciones, resuelve problemas de interrelación de varias variables, prepara registros y los imprime.
(2) Tipo digital:
Tal computadora no es más que una máquina calculadora gigante que realiza el procesamiento de datos a una velocidad fantástica. Hace cálculos aritméticos, pero esa aritmética es aritmética binaria y no aritmética ordinaria. (Bajo el sistema binario 1 es 1, 2 es 10, 3 es 11, 4 es 100, 5 es 101, 6 es 110, 7 es 111, 8 es 1000, 9 es 1001 y 10 es 1010). El tipo digital de las computadoras se utilizan principalmente.
El sistema:
Una serie de operaciones en una computadora se describe como 'un programa'. Se compone de entradas y salidas. 'Ciertos tipos de información se ingresan o ingresan en la máquina y, después del procesamiento automático a una velocidad tremenda, la máquina genera algunos resultados. Esto también se describe como método GIGO o entrada y salida de basura. La información y los resultados están en idiomas de código. Por ejemplo, COBOL (Common Business Oriented Language) o FORTRAN (Formula Translating language para cálculos científicos).
Los componentes de una computadora son:
(1) Unidad de entrada:
A través de esta parte, se suministran diversos tipos de información en forma de tarjetas perforadas, cinta de papel perforada y cinta magnética. Los datos se convierten al lenguaje de la computadora, los impulsos electrónicos.
(2) Unidad de almacenamiento:
Esta es la unidad de memoria de la computadora o la columna de mercurio donde se almacena toda la información recibida para su uso posterior.
(3) Unidad de Control o Coordinación:
Consiste en una vasta serie de compuertas accionadas por válvulas que se abren para permitir que la información salga a la sección de cálculo para llevar a cabo las instrucciones programadas.
(4) Unidad Aritmética o de Función:
Esta unidad realiza los cálculos aritméticos bajo el sistema binario, a una velocidad fantástica e incluso por millonésimas de segundo.
(5) Unidad de salida:
Esta unidad proporciona los resultados, primero en lenguaje de computadora y luego en lenguaje formal en forma impresa. La parte más importante del uso de una computadora es la "programación". Esto significa que toda la entrada se debe realizar con un propósito y modo de operación definidos, denominado programa.
La programación es costosa y en el pasado el modelo de las computadoras era tal que los consumidores tenían que hacerlo. Dichas computadoras se llaman las computadoras 'hardware'. En los tiempos modernos, los fabricantes aceptan la responsabilidad de suministrar los programas. Tales computadoras modernas se llaman computadoras 'software'.
El funcionamiento de una computadora puede ser en base a IDP o procesamiento de datos integrado. Esto significa que varias funciones analíticas sobre una materia pueden hacerse simultáneamente. Por ejemplo, mientras se procesan las cifras de ventas, la interpolación del cálculo de costos se puede realizar simultáneamente.
En general, se utiliza una computadora para controlar las actividades de negocios que simulan, es decir, buscar alternativas en el proceso de toma de decisiones y diseño (por ejemplo, en textiles). Cabe señalar que la era de las computadoras está en un proceso de evolución. Se están descubriendo nuevos y más útiles tipos de computadoras, por lo que la discusión anterior no es exhaustiva.
Ventajas:
(1) Los cálculos complicados se pueden realizar con precisión a una velocidad inusual.
(2) Gran parte de los tediosos trabajos de oficina se pueden realizar satisfactoriamente.
(3) Las variedades de análisis pueden ser realizadas por la misma máquina.
(4) Se pueden manejar más variedades de información a la vez que lo que puede hacer una máquina de procesamiento de datos común.
(5) Se puede lograr un control centralizado, ya que todos los datos relativos a todas las actividades de una empresa pueden procesarse simultáneamente.
(6) Existe un ahorro en el trabajo de oficina siempre y cuando la oficina pueda permitirse comprar una computadora u obtener los servicios de una computadora en régimen de alquiler.
(7) Los resultados se pueden almacenar como registros.
Desventajas:
(1) Es un asunto muy costoso y solo unas pocas organizaciones gigantes pueden darse el lujo de instalar y usar tal máquina. Incluso las grandes organizaciones prefieren contratar los servicios de una computadora. Las rentas también son muy altas.
(2) Necesita operadores especialmente capacitados que deben recibir una remuneración a tasas elevadas.
(3) A diferencia de otras máquinas, una computadora no está disponible fácilmente.
(4) Tiene todas las desventajas de una máquina debido a averías, costos de mantenimiento, etc., así como dificultades para obtener piezas de repuesto y el servicio de expertos.
Con el paso del tiempo se están produciendo computadoras de tamaño muy conveniente ya bajo costo.
(C) Máquina de registro de tiempo :
Las máquinas que registran el tiempo se mantienen a las puertas de las oficinas (y fábricas) para registrar automáticamente los tiempos exactos de las llegadas y salidas de los empleados. Estos registros son muy útiles para preparar facturas de remuneración. Dichas máquinas pueden ser accionadas mecánica o eléctricamente.
El sistema:
La máquina consta de un reloj y un mecanismo de perforación que están sincronizados. Un empleado al entrar o salir del lugar inserta su tarjeta de asistencia dentro de la máquina y la hora está impresa en ella.
(D) Micro-filmación:
Los registros, en lugar de conservar en forma de papeles en archivos, se conservan en forma de rollos de película. Fotografía tomada de una serie de documentos en un rollo de película. En cualquier momento la película se puede proyectar e imprimir para información y uso. A veces se toman fotografías de documentos antes de que sean purgados o destruidos
Nuevamente, los rollos de película se pueden conservar como fuente secundaria de registros. La microfilmación también es necesaria para preservar los documentos confidenciales en secreto. Los documentos que deben devolverse después de inspeccionarlos pueden estar convenientemente microfilmados. En las grandes bibliotecas se realiza muy a menudo la microfilmación de libros raros.
El sistema:
Un equipo completo de microfilmación consta de las siguientes partes:
(1) Unidad de rodaje:
Se compone de una cámara y películas. En general, las películas de 16 mm se utilizan para fines de 50, 100 o 200 pies (15, 30 o 60 metros) de longitud. Algunos miles de documentos de tamaño estándar se pueden filmar en un carrete de 100 pies.
(2) Lectores:
Se compone de un visor y una pantalla. Generalmente, cuando es necesario, el documento se ve a través del visor proyectando la película en la pantalla.
(3) Procesador:
Este es un conjunto de unidad de revelado de película. Esto se puede utilizar en la luz del día. El procesamiento también puede ser realizado por fotógrafos externos. Una oficina puede tener su propia disposición para reproducir o imprimir las películas junto con la disposición de procesamiento o puede depender de fotógrafos externos.
Ventajas:
(1) Se necesita un espacio muy pequeño para conservar los registros antiguos, ya que una película de 100 pies puede contener negativos de miles de documentos.
(2) Los registros se conservan en su totalidad y las reproducciones con precisión se pueden realizar en cualquier momento.
(3) Dichos registros son fácilmente transportables y pueden eliminarse rápidamente.
(4) El sistema no requiere equipo de archivo pesado con gran peso y volumen.
(5) Los registros están libres de errores, pero los errores son comunes cuando la copia de registros se realiza al escribir.
(6) Las micro-películas son duraderas y no se deterioran ni se desvanecen ni son destruidas por los insectos como encontramos en el caso de los archivos.
(7) Está libre de riesgo ya que las micro-películas no son inflamables.
(8) Una vez que se preparan las películas, los registros no pueden alterarse ni manipularse, lo que es posible para los registros en papel.
(9) Los microfilms se pueden conservar por separado como una fuente adicional de registros y, por lo tanto, brindan protección a los registros.
Desventajas:
(1) Tiene grandes gastos iniciales para comprar el equipo. Pero, de hecho, en última instancia, el costo es menor que el del equipo de archivo.
(2) Es difícil hacer una clasificación adecuada de los registros y, por lo tanto, es peligroso averiguar la ubicación de un documento en particular entre varios rollos de película.
(3) Es posible que las películas no produzcan imágenes claras y legibles a través del espectador, especialmente porque hay una gran reducción del tamaño de un documento en la película. Es aconsejable que los originales de los documentos importantes, también se deben conservar.
Dirección, Administración y Oficina:
Un sistema total, la Administración, puede definirse simplemente como “hacer las cosas a través de y con los esfuerzos de otras personas”. Las funciones básicas de la administración son: planificar, organizar, dirigir (y motivar) y controlar. La función organizadora también consiste en la dotación de personal y la coordinación. Hay diferentes puntos de vista con respecto al término administración. Una de las opiniones aceptadas de los escritores modernos en la gestión es llevar a cabo las decisiones altamente programadas que toman las personas directivas de alto nivel.
La parte administrativa de la gestión se lleva a cabo desde la oficina, que se puede dividir en dos partes:
(a) Tomar las decisiones de las personas directivas de alto poder que se alojan en sus respectivas cámaras en la oficina.
(b) Ejecutar las decisiones en las formas de trabajo de rutina con la ayuda de diferentes departamentos.
