Sistema de costeo: características, instalación y dificultades.

Lea este artículo para conocer las características de un sistema de cálculo de costos ideal, su instalación, las dificultades y los pasos para superarlo.

Características de un sistema ideal de cálculo de costos:

Un sistema ideal de cálculo de costos es aquel que logra los objetivos de un sistema de cálculo de costos y brinda todas las ventajas de costos para el negocio. A continuación se detallan las características principales que debe poseer un sistema ideal de cálculo de costos o los puntos que se deben tener en cuenta antes de instalar un sistema de cálculo de costos.

(i) Adecuación al Negocio:

Un sistema de cálculo de costos debe ser personalizado, práctico y debe diseñarse de acuerdo con la naturaleza, las condiciones, los requisitos y el tamaño del negocio. Cualquier sistema que responda a los propósitos de la empresa y que proporcione la información necesaria para gestionar la empresa de manera eficiente es un sistema ideal.

(ii) Simplicidad:

El sistema de cálculo de costos debe ser simple y sencillo para que pueda ser comprendido fácilmente incluso por una persona de inteligencia promedio. Los hechos, las cifras y otra información proporcionada por la contabilidad de costos deben presentarse en la forma correcta en el momento adecuado a la persona correcta para que sea más significativo.

(iii) Flexibilidad:

El sistema de cálculo de costos debe ser flexible para que pueda cambiarse de acuerdo con las condiciones y circunstancias cambiadas. El sistema sin tal flexibilidad quedará obsoleto debido a los rápidos cambios en los negocios y la industria. Por lo tanto, el sistema debe tener la capacidad de expansión o contracción sin mucho cambio.

(iv) Económico:

Un sistema de costeo es como otros bienes económicos. Cuesta dinero al igual que los bienes económicos. Si el sistema es demasiado caro, es posible que la administración no esté dispuesta a pagar, ya que los compradores no están dispuestos a pagar por los bienes si estos son caros en comparación con su utilidad. Un sistema de costos no debe ser costoso y debe adaptarse según la capacidad financiera de la empresa.

Los beneficios que se derivarán del sistema deben ser más que sus costos, ya que la administración estará dispuesta a instalar el sistema cuando perciba que los beneficios esperados superan sus costos esperados. En resumen, el sistema debe ser económico teniendo en cuenta los requisitos del negocio. El costo de instalación y operación del sistema debe justificar los resultados.

(v) Comparabilidad:

El sistema de cálculo de costos debe ser tal que pueda proporcionar los hechos y cifras necesarios para que la gerencia evalúe el desempeño al compararlo con las cifras anteriores, o las cifras de otras inquietudes o en contra de la industria en su conjunto u otro departamento de la misma inquietud.

(vi) Capacidad de presentar información en el momento deseado:

El sistema debe proporcionar información precisa y oportuna para que pueda ser útil para que la gerencia tome decisiones y tome medidas adecuadas para el control de costos.

(vii) La cooperación necesaria y la participación de ejecutivos de varios departamentos de la preocupación es esencial para el desarrollo de un buen sistema de contabilidad de costos. Además, la gerencia debe tener fe en el sistema de costos y también debe proporcionar una mano de ayuda para su desarrollo y éxito.

(viii) El sistema de cálculo de costos no debe sacrificar la utilidad al introducir detalles meticulosos e innecesarios.

(ix) Se debe preparar un programa cuidadosamente por fases utilizando el análisis de red para la introducción del sistema.

(x) Cambios mínimos en la configuración existente:

El sistema existente de delegación y división de autoridad y responsabilidad no debe ser perturbado con el sistema de costos. En la medida de lo posible, el sistema debe ser tal que pueda alterar lo menos posible la configuración organizativa existente.

(xi) Uniformidad de las formas:

Todas las formas y formularios necesarios para el sistema deben ser uniformes en tamaño y calidad de papel. Se puede obtener una mayor eficiencia utilizando el color del papel para distinguir diferentes formas. Los formularios impresos deben contener instrucciones sobre su uso y eliminación. Los formularios deben estar diseñados adecuadamente para la recopilación y difusión de datos de costos.

(xii) Trabajo de oficina mínimo:

El llenado de los formularios por parte de los capataces y los trabajadores debe implicar el menor trabajo administrativo posible, ya que la mayoría de los trabajadores no están bien educados. Para garantizar estadísticas confiables, todas las entradas originales deben estar respaldadas por las firmas de un examinador.

(xiii) Sistema eficiente de control de materiales:

Debe haber un sistema eficiente de tiendas y control de existencias, ya que los materiales generalmente representan una mayor proporción del costo total. Se debe seguir un buen método de fijación de precios del material emitido a la producción.

(xiv) Procedimiento Salarial Adecuado:

Debería haber un procedimiento salarial bien definido para registrar el tiempo empleado por los trabajadores en diferentes trabajos, para preparar las hojas de salarios y para el pago de salarios. Así, la introducción de un sistema salarial bien definido ayudará a controlar el costo de la mano de obra.

(xv) Departamentalización de Gastos:

Se debe diseñar un plan sólido para la recolección, asignación, distribución y absorción de los gastos generales a fin de determinar el costo con precisión.

(xvi) Reconciliación de cuentas de costos y cuentas financieras:

Si es posible, las cuentas de costos y las cuentas financieras deben enclavarse en un esquema de contabilidad integral. Si esto no es posible, los sistemas deberían diseñarse de tal manera que los dos conjuntos de cuentas sean capaces de una reconciliación fácil.

(xvii) Factores externos:

La instalación de un sistema de cálculo de costos depende principalmente de los factores internos de una empresa, pero también pueden afectar la estructura del sistema. Por ejemplo, las reglas de contabilidad de costos aplicables a ciertas industrias según lo notificado por el Gobierno Central requieren que cierta información de costos se desarrolle e incluya en los libros de cuentas. Por lo tanto, un sistema ideal de cálculo de costos debería ocuparse de los factores internos y externos.

(xviii) Deberes y responsabilidades del contador de costos:

Bajo un buen sistema de contabilidad de costos, los deberes y responsabilidades del contador de costos deben estar claramente definidos. El contador de costos debe tener acceso a todas las obras y departamentos.

Para concluir, el criterio principal para un sistema de cálculo de costos ideal es: ¿Qué tan bien ayuda a alcanzar los objetivos de gestión en relación con su costo?

Instalación de un sistema de costeo:

Los factores fundamentales que un Contador de Costos debe considerar al introducir un sistema de costos son:

(i) La organización existente debería ser lo menos perturbada posible.

(ii) Debe haber una introducción gradual y sin problemas del sistema.

(iii) Si bien debe evitarse la elaboración excesiva de los registros, sería una economía falsa eliminar los elementos esenciales y la eficiencia.

Pasos para la instalación:

Los pasos a seguir para instalar un sistema de costos se detallan a continuación:

1. Objetivo a ser alcanzado a través del Sistema de Costeo:

El sistema de costos será simple si el objetivo es solo determinar el costo, pero tendrá que ser detallado si el objetivo es tener información que ayude a la gerencia a ejercer el control y tomar decisiones.

2. Estudiando la organización y la rutina existentes:

A este respecto, los puntos que se deben señalar son: la naturaleza del negocio y de las operaciones o el proceso llevado a cabo, el alcance de la responsabilidad y la autoridad asignada a los diversos funcionarios, el diseño de la fábrica, con especial referencia a los departamentos de fabricación, los métodos para lidiar con el desperdicio de materiales, el sistema de registro de tiempos y los métodos de computación y pago de salarios, el sistema de emisión de órdenes de producción a la fábrica y la cantidad de gastos generales fijos, semivariables y variables.

3. Decidir la estructura de las cuentas de costos:

Después de un estudio exhaustivo del proceso de fabricación y sus servicios auxiliares, se puede decidir qué sistema de contabilidad de costos es adecuado y el alcance de los detalles requeridos. La estructura de las cuentas de costos debe seguir la línea de producción natural; La secuencia puede ser simple, analítica o sintética. El diseño del sistema debe ser tal que haya una acumulación gradual del costo en cada etapa significativa de la producción a medida que el producto avance hasta su finalización.

4. Determinación de las tasas de costo:

Esto implica un estudio exhaustivo de las condiciones de la fábrica y se deben tomar decisiones acerca de la clasificación del costo en directo e indirecto, la agrupación de costos indirectos en producción, venta, administración, etc., el tratamiento de desechos de todo tipo, métodos de fijación de precios, métodos de Recuperación de gastos generales y cálculo de tasas generales. Se debe redactar un código completo de contabilidad de costos para que los gastos puedan clasificarse rápidamente en la oficina en cuanto a la fuente y la causa.

5. Introducción al sistema:

No se puede esperar que un sistema de costos funcione efectivamente a menos que se pueda obtener la cooperación de todos los funcionarios. Antes de que el sistema entre en vigencia, las implicaciones del sistema deben explicarse a todos, indicándoles los beneficios que se acumularán para cada uno y para la empresa en general.

Sin embargo, completar el sistema es, debe ser introducido solo por etapas y las rutinas y prácticas existentes deben ser utilizadas a menos que haya buenas razones para reemplazarlas. Por ejemplo, se podría comenzar con las tiendas mediante la introducción de cuentas adecuadas de recibos y problemas, la apertura de tarjetas de depósito, los libros de contabilidad de tiendas, etc.

6. Organizando la Oficina de Costos:

Siempre es mejor que la oficina de costos esté ubicada adyacente a la fábrica, de modo que se evite el retraso en el envío de documentos o en la resolución de discrepancias y dudas. Se debe permitir que el personal encargado de los costos tenga acceso a las obras si debe realizar sus tareas adecuadamente.

El tamaño del personal dependería del volumen de trabajo involucrado. Una organización de costos no vale su existencia si no puede presentar cifras con rapidez y precisión y observar la simplicidad en la presentación de los resultados.

Los deberes de la oficina de costos caen dentro de las siguientes esferas:

(i) Cuentas de tiendas:

Publicación de recibos de materiales y problemas de tiendas en los libros de contabilidad de las tiendas, preparación de resúmenes de materiales.

(ii) Contabilidad Laboral:

Evaluación de hojas de tiempo, tarjetas de trabajo, etc., preparación de resúmenes laborales. En algunos casos la preparación de rollos de pago reales.

(iii) Cuentas de costos:

Contabilización de todas las cuentas de costes, ya sean cuentas de trabajo, proceso o servicio.

(iv) Control de costos:

Contabilización de cuentas de control de costos a partir de los datos suministrados de las secciones (i) a (ii) anteriores.

Preparación de estadísticas especiales y otra información para la administración para llevar a cabo una investigación especial y preparación de declaraciones comerciales periódicas.

7. Relación de Oficina de Costos con otros departamentos:

El departamento de costos debe funcionar de manera independiente, el contador de costos debe ser directamente responsable ante el Gerente General o el Director Gerente. El sistema de costos debe estar diseñado para servir a la administración en todos los niveles.

El contador de costos, por lo tanto, debe diseñar todo su sistema de registros e informes, etc., con este fin a la vista. Debe conocer y comprender los problemas que se enfrentan en el proceso de producción y tratar de traducirlos en implicaciones financieras para que se pueda tomar la decisión correcta.

8. Autoridad y Responsabilidad:

La autoridad y la responsabilidad deben definirse claramente para que el sistema de costos tenga éxito. No debe haber ambigüedad, todo debe quedar claro.

En resumen, un sistema de costos debe perfeccionarse de manera que permita calcular el costo de ventas; proporcionar medios para valorar los inventarios; ayuda en el control y la gestión de una empresa, mide la eficiencia de los hombres, los materiales y las máquinas, identifica los desechos recolectados por los códigos de costos a fin de allanar el camino para la reducción de costos, hace posible la comparación entre empresas, proporciona datos para la determinación de precios y políticas y forman una base para la preparación de varios informes analíticos.

Dificultades prácticas en la instalación de un sistema de costos:

Las dificultades prácticas, además de los problemas técnicos de costos que un contador de costos debe enfrentar al instalar un sistema de costos, son:

1. Falta de apoyo de la alta dirección:

En la mayoría de los casos, el sistema de contabilidad de costos se introduce sin el apoyo de la alta dirección en todas las áreas funcionales. Incluso el director general o presidente a menudo introduce dicho sistema sin consultar a los jefes de departamento. Los gerentes departamentales lo tratan como una interferencia en su trabajo por parte de personas involucradas en un sistema de costos. Por lo tanto, crea temor en la mente de los gerentes departamentales cuando tratan el sistema como un dispositivo para verificar sus actividades.

2. Resistencia del personal contable existente:

Cada vez que se introduce un nuevo sistema, la resistencia es natural, ya que el personal existente puede sentir que perdería su importancia y podría no estar seguro de su posición en la organización.

3. No cooperación en otros niveles de organización:

Los capataces, supervisores y otro personal también pueden resentir el trabajo de papel adicional que puede surgir debido a la introducción del sistema de cálculo de costos y pueden no cooperar con otros departamentos para proporcionar la información que es absolutamente necesaria para el funcionamiento sin problemas de cualquier sistema contable. .

4. Falta de personal capacitado:

Puede haber escasez de contadores de costos para manejar el trabajo de análisis de costos, control de costos y reducción de costos. El trabajo del departamento de costos no se puede manejar sin la disponibilidad de personal capacitado.

5. Gran costo de operar el sistema:

El costo de operar un sistema puede ser elevado, a menos que el sistema de cálculo de costos esté diseñado adecuadamente de acuerdo con los requisitos de cada caso, especialmente. El sistema puede proporcionar información que es requerida por todos los niveles de administración. Puede implicar papeleo adicional. Por lo tanto, el costo de operación del sistema será elevado.

Pasos para superar las dificultades prácticas:

Para superar las dificultades anteriores, se sugieren los siguientes pasos:

1. Apoyo de la alta dirección:

Antes de la instalación u operación de un sistema de costos, debe haber un compromiso firme con el sistema por parte de la alta dirección. Esto creará conciencia de costos e interés en la mejora de costos entre los técnicos, la producción y la alta gerencia.

2. Utilidad del sistema al personal existente :

El personal de contabilidad existente debe sentirse impresionado por la necesidad de complementar el sistema de contabilidad financiera existente. Ampliará el trabajo de un contador y creará nuevas oportunidades para el personal de contabilidad.

3. Confianza de los trabajadores para la cooperación:

Los distintos empleados deben recibir una educación adecuada sobre los beneficios que se pueden obtener de dicho sistema. Debería ganarse la confianza de los trabajadores en el sistema para obtener su cooperación antes de que se tomen medidas para poner el sistema en práctica.

4. Formación del personal contable existente:

El personal existente que trabaja en el departamento de cuentas debe ser adecuado, capacitado en métodos y técnicas de costos con la ayuda del Instituto de Contadores de Costos y Obras de la India, Calcuta.

5. Sistema de costos de acuerdo a los requisitos específicos de la preocupación:

El sistema debe instalarse y operarse de acuerdo con los requisitos de un caso específico, de modo que no implique costos elevados para la empresa. Se debe evitar trabajo innecesario adicional en la medida de lo posible. El sistema, una vez instalado y operado, brindará muchos beneficios a la inquietud en comparación con el costo y será beneficioso para la inquietud.

6. Supervisión adecuada:

Debería haber una supervisión adecuada después de la instalación y esfuerzos continuos por parte del contador de costos para que el sistema sea exitoso y para lograr el objetivo deseado de verificación de costos, presentación de costos y control de costos.