Aplicación informática y gestión de recursos humanos

Aplicación informática y gestión de recursos humanos!

La aplicación informática en la gestión de recursos humanos es la aplicación administrativa del uso de la computadora, que generalmente se conoce como sistema de información de gestión. En el caso de la Gestión de Recursos Humanos, se conoce como Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS). La computadora convierte los datos en información significativa que necesita el gerente para tomar decisiones, planificar y controlar.

Hoy en día HRIS es un sistema de información basado en computadora. El gestor como decisor es un procesador de información. Debe poseer la capacidad de obtener la información, almacenar la información, procesar y recuperar la información y utilizarla para tomar la decisión correcta.

El conocimiento de hoy está aumentando con la tremenda velocidad. Hay una explosión de conocimiento. La información actual es muy esencial para la decisión correcta.

La velocidad y la precisión es la característica especial de la computadora. La máquina no se aburre ni se fatiga. Puede manejar cualquier cantidad de datos. La velocidad y la precisión de la computadora han conducido a transacciones rápidas y otras operaciones comerciales. La información se pone a disposición de la administración más rápidamente. La computadora proporciona una base de datos grande y sofisticada al administrador que puede usarse en el momento adecuado para tomar decisiones.

Los lenguajes informáticos de hoy en día son fáciles de usar y permiten al administrador aprender suficientes habilidades en poco tiempo, desde uno o dos días para tener acceso a la mayor parte de su demanda de información inmediata y ad hoc, siempre que los datos se recopilen, organicen y almacenen adecuadamente. computadora. La gerencia debe insistir en la calidad económica de la calidad que es rentable. Debe establecer estándares de calidad que reflejen las necesidades de la organización. Se puede hacer fácilmente a través de "Círculos de calidad". Deben centrar su atención en las técnicas de programación, la documentación, el uso de nuevas tecnologías, etc. La computadora es un dispositivo que ahorra tiempo.

Datos e información:

Hay una distinción entre datos e información. Los datos son hechos y cifras en forma de registros históricos que no se utilizan para tomar decisiones. Por otro lado, la información consiste en datos que se recuperan, procesan y usan para tomar decisiones, pronósticos y argumentos. Los datos procesados ​​son información.

Decisiones de apoyo al sistema:

El sistema de apoyo a las decisiones ayuda al gerente a tomar decisiones. Según RH Sprague y ED Karlson, el sistema de apoyo a las decisiones es "un sistema interactivo basado en computadora que ayuda a los tomadores de decisiones a utilizar datos y modelos para resolver problemas no estructurados".

Se puede crear un sistema de apoyo a la toma de decisiones en el que se puedan replicar los procedimientos y los métodos de toma de decisiones de los administradores superiores y experimentados. Ayudará inmensamente a los gerentes a llegar rápidamente a una decisión sobre cualquier problema relacionado con los recursos humanos de la organización.

DSS facilita que el ejecutivo presente tenga consejos de expertos a su alcance. El sistema es fácil de usar. Proporciona un asesoramiento preparado al ejecutivo. El DSS para varios problemas de recursos humanos puede desarrollarse y mantenerse listo. DSS ayuda a un ejecutivo a planificar para el futuro.

Sistema de administración de base de datos:

Es una colección de software para procesar datos interrelacionados. En las grandes organizaciones hay una expansión en sucesión en la estructura inferior. Se enfrentan a un problema de integración de la información de recursos humanos de las organizaciones.

Sus actividades deben ser integradas. La información sobre sus actividades debe estar integrada. Hay varios paquetes de software que se desarrollan para integrar los datos contenidos en una base de datos. Tales paquetes de software son conocidos como sistemas de gestión de bases de datos.

Los sistemas de gestión de bases de datos son programas informáticos especiales que permiten al usuario crear, manipular, recuperar y mantener datos de archivos. El sistema de gestión de bases de datos facilita la creación, adición, eliminación y modificación y clasificación de registros.

También ayuda en la preparación de informes impresos según las especificaciones requeridas. Ayuda a organizar los datos en la secuencia deseada. Actúa como una interfaz entre el programa de aplicaciones y los archivos de Office.

La siguiente figura es una ilustración:

El sistema de administración de la base de datos brinda acceso a consultas e información sobre archivos, otros detalles relacionados con los empleados, actualiza registros, crea informes, etc. Hace un uso eficiente del espacio de almacenamiento computarizado.

Sistema de Información de Gestión:

Sistema de información de gestión o MIS es el viejo concepto. El MIS computarizado es nuevo. Los ejecutivos utilizaron MIS para la planificación y el control. MIS computarizado agregó nuevas dimensiones a través de una mayor velocidad y precisión. El uso de la computadora ha hecho factible el sistema de información de gestión. No es necesario que el sistema de información de gestión esté informatizado. Hay una gran cantidad de tareas que los empleados y ejecutivos realizan perfectamente, pero hay ciertas tareas que esta máquina electrónica puede realizar de forma rápida y precisa.

Según Gordon B. Davis y Margrethe H. Olson, el sistema de información gerencial es “un sistema integrado de máquina de usuario para proporcionar información para respaldar las funciones de operaciones, administración y toma de decisiones en una organización. El sistema utiliza hardware y software de computadora; procedimientos manuales; modelos de análisis, planificación, control y toma de decisiones; y una base de datos ".

MIS ayuda en la integración de la información de la organización. Con respecto a la gestión de recursos humanos, ayuda a tener la información integrada con respecto a los recursos humanos de la organización. La información puede ser utilizada por cualquier persona que la necesite para la cual el conocimiento de la computadora no es esencial. Simplemente conocimiento de usarlo servirá. MIS es un sistema de soporte para varias funciones de gestión.

La organización es un sistema tecnoeconómico y social. MIS se basa en la organización, la teoría de la organización y la gestión. Ayuda a comprender la estructura y el diseño organizacional, los procesos de cambio organizacional, la motivación, la toma de decisiones, el patrón de comportamiento organizacional, etc.

La organización es un sistema que consta de varios subsistemas basados ​​en actividades funcionales como Producción, Marketing, Personal, Finanzas, Ventas, Contabilidad y Materiales, etc. MIS intenta lograr su integración para un funcionamiento sin problemas. Los recursos humanos se utilizan en cada sistema que maneja posiciones respectivas.

MIS ayuda a proporcionar información integrada con respecto a todos los recursos humanos de la organización. El sistema de información debe coincidir con las necesidades gerenciales de la organización. Aplicaciones informáticas en el programa de Gestión de Recursos Humanos y los archivos de la oficina. La siguiente figura es una ilustración.

Necesidades de la gerencia y sistemas de información:

Los sistemas de información acuden al rescate de empleados y ejecutivos mientras realizan sus trabajos en su lugar de trabajo. El sistema les ayuda a mejorar su rendimiento, lo que lleva a la satisfacción completa del trabajo. La información que necesitan los ejecutivos difiere en cantidad y calidad según su posición y nivel en la jerarquía organizativa.

Tradicionalmente, la gestión de la organización tiene una forma piramidal, es decir, más estrecha en la parte superior con una base aplanada. Esta pirámide organizacional se puede dividir en tres niveles; Superior, medio y bajo. La alta gerencia está formada por gerentes de alto nivel, como los directores gerentes, el director ejecutivo, etc. La gerencia de nivel medio consiste en la gerencia de nivel medio, es decir, los jefes de departamento y el nivel inferior de gerencia están conformados por supervisores de primera línea, superintendentes y otro personal operativo. Para realizar los trabajos se requieren diferentes tipos de información. La información para el rendimiento también se puede dividir, de acuerdo con estos niveles, porque las decisiones a tomar difieren de acuerdo con la jerarquía gerencial.

Se muestra en el siguiente diagrama:

La gerencia de nivel superior requiere el Sistema de Apoyo a la Decisión o DSS para enmarcar la estrategia organizacional con respecto a varios aspectos de la organización. Pueden encuadrar la estrategia con respecto a los recursos humanos de la organización. Deben tomar decisiones estratégicas que requieren un sistema informático interactivo que se conoce como sistema de apoyo a la decisión.

La gerencia de nivel medio tiene que tomar decisiones tácticas para las cuales necesita el sistema de base de datos conocido como sistema de información de gestión o MIS. La gerencia de nivel inferior tiene que tomar decisiones operativas para el desempeño real del trabajo, el sistema que requieren para este propósito se conoce como sistema de procesamiento electrónico de datos o sistema de procesamiento electrónico de datos.

La información que necesita el ejecutivo depende de los antecedentes técnicos, la capacidad de toma de decisiones y el estilo de liderazgo gerencial adoptado de la estructura del cuerpo corporativo de la organización y la percepción del ejecutivo de los requisitos de información.

Sistema de Recursos Humanos:

El recurso humano es en realidad un subsistema de un sistema, la organización. El sistema de recursos humanos incluye la adquisición de recursos humanos, su capacitación y desarrollo, compensación, otros beneficios, salud y seguridad, análisis del trabajo, descripción del trabajo, especificación del trabajo, evaluación del desempeño, evaluación del trabajo, otra información relacionada con los recursos humanos, como habilidad, competencia, experiencia, sus incrementos anuales, bonificaciones, costo de adquisición de recursos humanos, costo de capacitación, composición de inventario de habilidades, estrategia con respecto a la adquisición, retención de recursos humanos, etc.

La información completa en todos estos aspectos debe mantenerse a la mano. Las computadoras ayudan a mantener toda esta información y la ponen a disposición del gerente de recursos humanos. Los recursos humanos son la parte de todo el sistema. Están trabajando en todas las áreas funcionales de la organización de fabricación, marketing, ventas, finanzas, logística, investigación y desarrollo, publicidad, etc.

La información completa debe almacenarse, compilarse, procesarse, recuperarse junto con las agencias externas como el gobierno, los concesionarios, los mayoristas, los financiadores, los proveedores, etc. Una función de recursos humanos orientada al sistema se integra e interrelaciona con otras funciones de la organización. El sistema informatizado de recursos humanos se conoce como sistema de información de recursos humanos o HRIS. Se trata en el capítulo Planificación de recursos humanos anterior.

HRIS mantiene la información actualizada relacionada con todos los aspectos de los recursos humanos de la organización y funciona como un sistema de apoyo a la decisión. Su entrada es datos en bruto y la salida es información. Es un sistema que adquiere, manipula, analiza, almacena, recupera y pone a disposición la información instantánea con respecto a los recursos humanos de la organización. La información está terminada y estructurada. Se requiere que algunos empleados trabajen con el sistema. Incluyen al Gerente de Sistemas, que es responsable de la planificación, el monitoreo y el control de las actividades relacionadas con la informatización.

El analista del sistema es otro personal requerido en el sistema para estudiar y analizar los problemas y preparar soluciones y especificaciones del programa. El tercer personal en el sistema y en la jerarquía es el programador. Se requieren más programadores para preparar programas de computadora basados ​​en especificaciones preparadas por el analista del sistema. El cuarto personal del sistema que trabaja en el nivel más bajo de la jerarquía es el Operador de Entrada de Datos.

Se requieren más operadores de este tipo que sean responsables de ingresar los datos en el sistema informático. Esta interfaz de máquina de hombre se conoce como hardware humano o livewire. Estas personas preparan varios programas y bases de datos y transmiten la información en línea al hacer que estos sistemas sean accesibles. De esta manera, se eliminan los desperdicios y se logran mejoras significativas en la calidad de los datos, lo que ayuda a los gerentes de línea a resolver sus problemas de recursos humanos.

Los sistemas computarizados han agregado valor al desarrollo y gestión de recursos humanos, lo que brinda la oportunidad de emerger como una base de poder en la organización. Ahora, el correo electrónico, los enlaces de computadora a computadora y las videoconferencias han generado la transformación de la función de recursos humanos. También ha reducido los gastos generales incurridos.

El sistema de gestión de recursos humanos consta de varias entradas y salidas y otras actividades y procesos que funcionan a través de los medios de información. El sistema posee un sistema computarizado de gestión de bases de datos, programa para verificaciones cruzadas de precisión, módulos para realizar funciones específicas y una facilidad para proporcionar información especial en la consulta.

Uso de la computadora en HRM:

La tecnología moderna ha traído cambios en el mar y ha transformado la estructura organizativa, el trabajo y la cultura. Las computadoras y los programas de computadora han inundado las organizaciones de todo tipo y tipo, sin dar oportunidad a escapar de su influencia. Son ampliamente utilizados en la gestión de recursos humanos.

Planeamiento de Recursos Humanos:

La vasta información es necesaria para la planificación de recursos humanos. La alta dirección quiere preparar una planificación estratégica a largo plazo para los recursos humanos. El sistema de información de recursos humanos proporciona la información necesaria para realizar proyecciones esenciales con respecto a los requisitos de recursos humanos. La información también se puede utilizar para adquirir recursos humanos, su promoción, transferencia y planificación de carrera. Información de análisis de trabajo ayuda en la planificación de recursos humanos.

Adquisición de Recursos Humanos:

La adquisición de recursos humanos se realiza a través del reclutamiento y la selección. El sistema de información de recursos humanos es una herramienta que proporciona mucha ayuda en la publicación interna de trabajos que se realiza a través del reclutamiento. Es una fuente interna de reclutamiento. La información completa sobre habilidades, competencia, conocimiento, experiencia, capacitación, calificación educativa, edad, sexo, etc., disponible para el ejecutivo de recursos humanos a través de HRIS, le permite ocupar el puesto vacante mediante promoción o transferencia.

El reclutamiento externo también se facilitó con la ayuda de la información computarizada mantenida por las organizaciones al mantener un registro de los solicitantes no solicitados y, a veces, contar con la ayuda de agencias de empleo privadas que mantienen bases de datos sobre diversos tipos de recursos humanos disponibles en diferentes organizaciones y Otras personas en busca de trabajo.

Las adquisiciones de recursos humanos por selección son un procedimiento bastante largo y complicado que se adopta. Todas estas complicaciones se facilitan mediante el uso de información computarizada. La prueba y el escaneo de las aplicaciones se realizan con precisión a través de las computadoras, ahorrando mucho tiempo y costos.

Formación y desarrollo:

En el área de capacitación y desarrollo la computadora ha sido utilizada en mayor medida. Hay instrucciones asistidas por computadora que son técnicas de entrenamiento ampliamente utilizadas. Las instrucciones asistidas por computadora (CAI) son los métodos de aprendizaje programados.

A principios de 1924 se hizo uso de máquinas de enseñanza rudimentarias, pero con el advenimiento y la disponibilidad de las computadoras, el entrenamiento programado está de moda ahora. El sistema de entrenamiento computarizado se utiliza para anfitriones de titulares de trabajos que incluyen mecánicos, empleados, pilotos, etc. La simulación por computadora de la situación real del trabajo es de particular importancia. Está en el método de entrenamiento de trabajo. Ayuda al aprendiz a ganar experiencia práctica.

Bajo instrucciones administradas por computadora, la competencia de los aprendices es evaluada por la computadora antes de comenzar la capacitación. La evaluación continúa hasta el final de la formación. La evaluación hace que el capacitador modifique los contenidos de la capacitación para satisfacer las necesidades del aprendiz.

En la capacitación basada en computadora, las instalaciones de instrucciones asistidas por computadora y las instrucciones administradas por computadora se combinan. Al ser comprensivo, proporciona muchas ventajas al aprendiz a través del aprendizaje efectivo. La capacitación basada en computadora (TCC) proporciona retroalimentación inmediata. Un plebeyo obtiene más conocimiento a través de la TCC que en la capacitación en el aula. La capacitación a través de la TCC se puede proporcionar en el lugar de trabajo o donde los aprendices se reúnen. Es rentable.

No se incurre en costos para el capacitador, ya que es la capacitación programada. Hay una mejora en la TCC con la adición de un video que es una técnica de entrenamiento de alta tecnología y se conoce como entrenamiento de video interactivo. CD-ROM también se utiliza para el desarrollo ejecutivo. Depende de la organización elegir la técnica de capacitación computarizada adecuada, dependiendo de la disponibilidad de fondos y del tipo de empleados y ejecutivos que se estén capacitando.

Los métodos de entrenamiento de alta tecnología tienen una alta inversión inicial, pero una vez comprados son muy rentables. La evaluación de los aprendices y el programa de capacitación pueden estar disponibles de inmediato, lo que no es posible bajo otras técnicas de capacitación tradicionales.

La computadora puede almacenar la información relacionada con los aprendices, su desempeño y sus necesidades de capacitación adicional. La información actualizada a este respecto puede estar disponible cuando lo requiera el gerente de recursos humanos o cualquier ejecutivo para el caso.

Los módulos HRIS se pueden utilizar para registrar la capacitación recibida y se puede monitorear el costo de la capacitación. Hay una necesidad constante de actualizar las habilidades y el conocimiento de los empleados y ejecutivos para satisfacer las crecientes necesidades de la organización. Los programas de capacitación computarizados satisfacen estas necesidades de la organización.

Carrera y planificación de la sucesión:

La planificación de la carrera requiere un control exhaustivo de las propias preferencias, habilidades, habilidades, competencias, conocimientos y experiencia, así como los valores y su correspondencia con los requisitos de trabajo en el nivel superior disponible en la organización o en otra organización. Esto se hace de manera fácil y precisa por la computadora para el empleado, ejecutivo y organización individual.

La organización puede realizar un seguimiento de los empleados y ejecutivos tan ambiciosos. Tales empleados son muy conscientes de su carrera y trayectoria profesional. No dudan en abandonar la organización si se les niega una oportunidad en su trayectoria profesional.

Se puede decir que la planificación de la carrera y las aplicaciones informáticas se hacen entre sí. El inventario detallado con respecto a los recursos humanos de la organización y los detalles del trabajo se pueden almacenar en una computadora. El sistema de sucesión es otra área en la que la computadora desempeña un papel importante al sugerir que una persona adecuada tenga éxito que una jubilada en una posición. Esto se puede mantener fácilmente tanto para empleados como para ejecutivos.

Compensación:

La compensación es otra área donde se pueden hacer aplicaciones informáticas. La compensación incluye salario, salarios y otros beneficios. La información requerida en este sistema es nómina y registros financieros. El sistema de información de recursos humanos ayuda en la administración de sueldos y salarios.

Hay varios paquetes de software disponibles a este respecto para mantener y monitorear la administración de la compensación. El empleado obtiene la información relacionada con el salario que se le asigna y las deducciones obligatorias del salario junto con sus registros de licencia hasta la fecha de cada mes.

Se ahorra el trabajo manual de mantenimiento de los libros grandes y pesados. Los detalles con respecto a la contribución de los empleados al fondo provisto, el interés sobre el mismo también se mantienen y, a intervalos regulares, los empleados reciben los detalles.

Evaluación de desempeño:

Si un individuo califica el mérito o el desempeño puede ser superior en rango y jerarquía, existe un margen para una actitud sesgada. La computadora puede proporcionar una solución imparcial al problema. Los módulos están disponibles para ayudar en la evaluación del rendimiento. Hay varios software disponibles para evaluar el desempeño de los empleados y ejecutivos que tienen varias escalas de calificación en áreas críticas de desempeño. La organización puede hacer uso de las escalas relevantes para evaluar el desempeño de sus empleados de diversos grados y rangos variando la escala de calificación proporcionada por el software.

Seguridad y salud:

La seguridad y la salud en el lugar de trabajo es muy esencial. Los empleados sanos libres de cualquier enfermedad que tenga todas las partes del cuerpo intactas y seguras son los activos de la organización. La organización que tiene tales recursos humanos debería jactarse de sí misma. Merece el crédito por las excelentes disposiciones con respecto a la seguridad y la salud de sus empleados.

Es un sueño alejado de los hechos. Pero la organización puede cuidar al máximo a sus empleados manteniendo registros de enfermedades ocupacionales, lesiones y hacerlos conscientes de ellos de vez en cuando y también llamar la atención de los empleados hacia sustancias químicas peligrosas y otros materiales similares y su uso.

El sistema de información de recursos humanos puede desarrollar un software y mantener los registros de diversas categorías de enfermedades profesionales, sus peligros, la forma en que las personas los padecen, el tratamiento médico disponible, los métodos de prevención, las medidas de seguridad en el lugar de trabajo, los cuidados que deben tomarse, etc.

Los empleados pueden, a través de la red de computadoras a intervalos regulares o diariamente, ser conscientes de todo esto y advertir sobre los efectos secundarios peligrosos. La computadora a este respecto puede proporcionar un sistema más saludable para la seguridad y la salud de los recursos humanos de la organización. Las computadoras ayudan a mantener la salud, a sobrellevar el estrés, a cambiar el estilo de vida ya adoptar la que mejor se adapte a su salud, a las dietas, etc.

Relaciones humanas:

Mantener mejores relaciones humanas es un problema que enfrentan muchas organizaciones. Cada organización espera mejores relaciones humanas y buen funcionamiento. Las relaciones entre sindicato y gerencia deben ser fluidas y de cooperación. Las computadoras pueden ayudar a mantener los registros de las negociaciones entre los sindicatos y la gerencia, los acuerdos alcanzados entre los dos.

La red de computadoras ayuda a recordar a los ejecutivos los acuerdos y los términos acordados entre la administración y los sindicatos. La computadora personal del ejecutivo se puede conectar a una red de información de relaciones humanas del sistema de búsqueda y recuperación de información en línea. Los empleados también pueden tener acceso al sistema sabiendo perfectamente lo que sus líderes están de acuerdo o en desacuerdo. Esto promueve una total transparencia en las relaciones humanas o en las relaciones laborales en la organización.

En los tiempos modernos, los organismos corporativos gigantes están formando una red global que emplea a los empleados y otros funcionarios de todo el mundo. Tienen diferentes puntos de vista y demanda. Para mantenerlos eficientemente y satisfacer sus necesidades, por lo tanto, es necesario que la organización desarrolle un sistema experto que permita tener una encuesta de opinión de los empleados, su percepción y asesoramiento. Las computadoras ayudan a racionalizar el proceso.

A través de esta red, los ejecutivos tienen a mano información y contactos cercanos con los empleados. Cualquier problema que surja en cualquier planta en cualquier lugar se puede atender de inmediato y cortarlo de raíz. Se puede desarrollar un sistema experto para mantener la información cualitativa junto con la cuantitativa. De esta manera, las computadoras juegan un papel vital en la gestión de recursos humanos. Las computadoras ayudan a facilitar un trabajo suave y un entorno sin preocupaciones en las plantas, oficinas y hogares. Ayudan a restablecer la paz y la armonía industrial.