Proceso de comunicación dentro de una organización empresarial
El proceso de comunicación involucra al remitente, la transmisión de un mensaje a través de un canal seleccionado y el receptor. Si bien el proceso de comunicación es más que la suma total de estos elementos, comprenderlos puede ayudar a explicar lo que sucede cuando una persona intenta expresar una idea a otras.
1. Remitente:
El proceso de comunicación comienza con un remitente, la persona que transmite un mensaje. El gerente de la sucursal que explica las nuevas líneas de productos a la fuerza de ventas, un programador informático que explica un nuevo programa a un compañero de trabajo, el contador que da un informe financiero a su superior son todos los remitentes de la comunicación.
2. Mensaje:
Un mensaje es cualquier señal que activa la respuesta de un receptor. Los mensajes pueden ser verbales (escritos o hablados) o no verbales (como apariencia, lenguaje corporal, silencio, sonidos, bostezos, suspiros, etc.)
3. Codificación:
El remitente debe elegir ciertas palabras o métodos no verbales para enviar un mensaje internacional. Esta actividad se llama codificación. Al codificar un mensaje, uno debe considerar qué contenidos incluir, cómo lo interpretará el receptor y cómo puede afectar su relación.
Un simple mensaje de "agradecimiento" será relativamente fácil. En contraste, para informar a 200 empleados de una mala noticia sobre el recorte salarial o la oferta en los planes de ingeniería para construir una Rs. Los edificios industriales de 50 millones de rupias requerirán mensajes mucho más complicados y cuidadosamente planificados.
4. Canal:
¿Cómo enviarás tu mensaje?
¿Debe enviarse a través de un sistema de procesamiento electrónico de palabras para que se lea en la pantalla del receptor, a través de la palabra impresa o mediante un símbolo gráfico en papel o por medio del sonido?
Brevemente, ¿debería uno escribir o hablar?
La elección del canal o medio (escrito u oral) está influenciada por las interrelaciones entre el remitente y el receptor. También depende de la urgencia del mensaje enviado. Además, se pueden considerar factores como la importancia, el número de receptores, los costos y la cantidad de información.
En general, se ha observado que si el mensaje requiere una respuesta inmediata, la mejor opción es un canal oral. Pero si el mensaje contiene detalles y cifras complicadas o si su asunto requiere una solicitud para referencia futura, es necesario una comunicación por escrito. Además, el hecho de que su receptor de mensajes esté dentro o fuera de su organización afecta su elección del medio.
Para la comunicación interna, los medios escritos pueden ser memorandos, informes, boletines, descripciones de trabajos, carteles, manuales de empleados o incluso tablones de anuncios electrónicos. La comunicación oral puede ser informes de reuniones del personal, discusiones cara a cara, discursos, cintas de audio, chats telefónicos, teleconferencias o incluso cintas de video. Otro canal oral, aunque no planeado por el remitente, es la "vid" a través de la cual las noticias y los rumores a menudo viajan rápidamente.
Los medios de comunicación externos escritos pueden ser cartas, informes, propuestas, telegramas, faxes, correos electrónicos, télex, postales, contratos, anuncios, folletos, catálogos, comunicados de prensa, etc. Puede comunicarse oralmente, personalmente, por teléfono o por discursos en situaciones individuales o en panel, personalmente ante grupos o por teleconferencias, videoconferencias o TV.
5. Receptor:
Un receptor es cualquier persona que se da cuenta y agrega algún significado a un mensaje. En las mejores circunstancias, un mensaje llega a su destinatario sin problemas. Sin embargo, en el confuso e imperfecto mundo de los negocios, pueden surgir varios problemas. El mensaje nunca puede llegar al receptor.
Puede ser enviado pero enterrado bajo una montaña de archivos en el escritorio del destinatario. Si el mensaje es oral, el oyente podría olvidarlo. Peor aún, un mensaje destinado a un receptor podría ser interceptado por otra persona o su colega puede tomar su broma amistosa de una manera ofensiva. Del mismo modo, la sugerencia de su jefe puede ser tomada como una orden por usted, por ejemplo, un competidor puede ver una copia de su correspondencia a un cliente.
6. Decodificación:
Incluso si el mensaje llega intacto a su receptor deseado, no hay garantía de que se entienda como el remitente que se propuso. El receptor aún debe decodificarlo adjuntando significado a las palabras o símbolos. Cabe señalar que la decodificación no siempre es precisa. Depende de las experiencias individuales.
El problema es que no todos tenemos experiencias idénticas con el tema o los símbolos elegidos por el remitente. Incluso dentro de la India, las actitudes, habilidades, opiniones, habilidades de comunicación y costumbres culturales varían. Y si la comunicación es entre personas de dos países diferentes, como India y Japón, los problemas aumentan. Hay mayores posibilidades de mala interpretación; los prejuicios personales pueden intervenir, ya que cada receptor trata de percibir el significado pretendido de la idea del remitente en su propio mecanismo receptor.
7. Comentarios:
En última instancia, el receptor reacciona o responde a la comunicación enviada por el remitente. La respuesta podría basarse en una clara interpretación de los símbolos enviados o en un malentendido o una mala interpretación de los símbolos enviados. Cualquiera que sea la respuesta de un receptor a un remitente, se llama retroalimentación. Algunos comentarios son sonrisas no verbales, suspiros, asentimientos, etc.
A veces es oral, como cuando reaccionas a las ideas de un colega con preguntas o comentarios. La retroalimentación también se puede escribir, como cuando responde a la nota de un compañero de trabajo. En muchos casos, ningún mensaje también puede ser un comentario.
El no responder una carta o devolver una llamada telefónica puede sugerir cómo se siente la persona no comunicativa con respecto al remitente. La retroalimentación es un componente importante del proceso de comunicación, porque en última instancia, el éxito o el fracaso de la comunicación se decide por la retroalimentación que recibimos.
