Codificación de los gastos generales: objetivos, requisitos y métodos.

Codificación de gastos generales: objetivos, requisitos y métodos de codificación.

Objetivos de la Codificación:

Los principales objetivos de la codificación de los gastos generales son:

1. Agrupar elementos de gastos generales de naturaleza similar a los que se pueden distribuir utilizando la misma base.

2. Facilitar la asignación y el reparto de gastos generales a diferentes departamentos o centros de costos.

3. Tener un análisis de los gastos generales con fines de control.

4. Para reducir la tarea de mantener un gran número de cuentas.

5. Para ayudar a la tarea del sistema de contabilidad de la máquina en una organización grande.

Requisitos de un Sistema de Codificación de Gastos Generales:

Los requisitos básicos de un sistema de codificación de gastos generales son:

1. Debe clasificar los gastos según la naturaleza, el objeto o la función para distinguir cada elemento o grupo del otro.

2. Debe ser simple y fácil de comprender, debe ser fácil de memorizar.

3. Debe ser conciso y preferiblemente numérico para facilitar la mecanización de las cuentas.

4. Debe ser flexible, es decir, debe haber suficiente disposición para la inclusión de nuevos elementos.

5. Debe cumplir con los requisitos legales según lo especificado en el Anexo VI de la Ley de Sociedades.

6. Debe ser económico y de acuerdo con las necesidades de la empresa.

7. Debería facilitar el proceso de asignación, prorrateo y absorción de gastos generales.

Métodos de codificación :

Hay tres métodos de codificación bien probados y aceptables como se indica a continuación:

(i) Método mnemotécnico:

Bajo este método, los alfabetos o símbolos están asignados de tal manera que ayudan a la memoria y ayudan a identificar los gastos o centros de costo. El propio símbolo sugiere el nombre del elemento.

Por ejemplo:

(iii) Códigos numéricos del método de campo:

Este método se utiliza en aquellos asuntos que funcionan bajo un sistema mecanizado con contabilidad de tarjetas perforadas.

La tarjeta perforada de nueve dígitos se divide con cuatro barriles como se indica a continuación:

El primer barril de dos dígitos representa una clase o clase de gastos generales, por ejemplo, fijos o variables.

El segundo barril de tres dígitos representa la cabeza del gasto. El tercer barril representa el análisis de gastos.

El cuarto barril de dos dígitos muestra el número del centro de costo.

De todos los métodos, los códigos numéricos de los métodos de campo se consideran más adecuados para una organización empresarial de gran tamaño, ya que representan cuatro de sus características, pueden acomodar una gran cantidad de gastos generales y son fáciles de operar en caso de que el sistema mecánico de contabilidad sea utilizado en la preocupación.