Presupuesto: significado, propósito, proceso y principios
Lee este artículo para aprender sobre el presupuesto. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. El significado del presupuesto 2. Propósito y objetivos del presupuesto 3. El proceso de presupuesto 4. Principios fundamentales.
Significado del presupuesto:
La presupuestación es el proceso de diseño, implementación y operación de presupuestos. Es el proceso de gestión de la planificación y preparación del presupuesto, el control presupuestario y los procedimientos relacionados. El presupuesto es el nivel más alto de contabilidad en términos de futuro, lo que indica un curso de acción definido y no simplemente un informe.
Es una parte integral de políticas de gestión tales como la planificación a largo plazo, el flujo de efectivo, los gastos de capital y la gestión de proyectos.
Hay que recordar que el presupuesto no es previsión. Es cierto que la presupuestación involucra algún tipo de pronóstico, particularmente en el área del presupuesto de ventas. Pero el proceso es físicamente uno de análisis y planificación detallados, no solo el pronóstico de resultados futuros.
El pronóstico es un proceso de predecir el estado futuro del mundo, en relación con aquellos aspectos del mundo que son relevantes y que probablemente afectarán a las actividades futuras.
Cualquier negocio organizado no puede evitar anticipar o calcular las condiciones y tendencias futuras para el marco de su futura política y decisión. El pronóstico se ocupa de los eventos probables, mientras que el presupuesto se relaciona con los eventos planificados. La presupuestación debe ir precedida por la previsión, pero la previsión puede realizarse con un propósito diferente al de la presupuestación.
Por lo tanto, al pronosticar una estimación de lo que es probable que ocurra, se hace mientras que la presupuestación es el proceso de establecimiento de políticas y programas a seguir en el futuro. Además, la previsión no implica ningún sentido de control, mientras que la presupuestación es una herramienta de control, ya que representa acciones que pueden configurarse de acuerdo con la voluntad dulce para que puedan adaptarse a las condiciones que pueden ocurrir o no.
En resumen, el presupuesto es un plan operativo y financiero que detalla un objetivo que la administración parece alcanzar sobre la base de los pronósticos realizados. Un pronóstico denota cierto grado de flexibilidad, mientras que un presupuesto denota un objetivo definido.
Propósito y objetivos del presupuesto:
El propósito general del presupuesto es planificar las diferentes fases de las operaciones comerciales, coordinar las actividades de los diferentes departamentos de la empresa y garantizar un control efectivo sobre ellas.
Para lograr este propósito, un presupuesto apunta a alcanzar los siguientes objetivos:
1. Para pronosticar las ventas futuras de la empresa, los costos de producción y otros gastos para obtener la cantidad de ingresos deseada y minimizar la posibilidad de pérdidas comerciales.
2. Anticipar la condición financiera futura de la empresa y la necesidad futura de fondos para ser empleados en la empresa con el fin de mantener a la empresa solvente.
3. Decidir la composición de la capitalización para asegurar la disponibilidad de fondos a un costo razonable.
4. Coordinar los esfuerzos de los diferentes departamentos de la firma hacia los objetivos comunes.
5. Acelerar la eficiencia de las operaciones de los diferentes departamentos, divisiones y centros de costos de la firma.
6. Para fijar responsabilidades de diferentes jefes de departamento.
7. Para garantizar un control efectivo sobre el efectivo, inventario y ventas de la empresa, y
8. Facilitar el control centralizado de la empresa a través del sistema presupuestario.
El proceso de presupuestación:
El proceso de presupuesto generalmente comienza cuando los gerentes reciben los pronósticos de la alta gerencia y los objetivos del proyecto de mercadotecnia para el próximo año, junto con un calendario que indica cuándo se deben completar los presupuestos. Los pronósticos y objetivos proporcionados por la alta dirección representan pautas dentro de las cuales se preparan los presupuestos de los departamentos.
Por lo general, el trabajo sobre el presupuesto comienza con la tarea de estimar las ventas porque la actividad total de una empresa depende de las ventas. La preparación de la estimación de ventas exige una evaluación de la situación del mercado existente y la proyección de las ideas propias sobre cuál sería la posición de mercado en el período posterior para el cual se propone el presupuesto. Se toman en consideración varios factores internos y externos.
La estimación de ventas preparada por el gerente de marketing se presenta al comité de presupuesto para su consideración. El comité de presupuesto integrado por la alta gerencia considera cuidadosamente el pronóstico a la luz de los resultados pasados y las estimaciones del futuro según lo recomendado por los economistas y estadísticos y, donde sea necesario, recomienda cambios en la estimación o, si es necesario, solicita un estudio y revisión completos.
Tras la recomendación del comité de presupuesto, el Presidente de la organización concede su aprobación al estimado de ventas que luego se convierte en el presupuesto de ventas de la organización. El presupuesto de ventas se acompaña de un presupuesto que cubre los gastos de venta y distribución. Los dos presupuestos en conjunto dan los ingresos por ventas netos que se espera que lleguen el próximo año.
Después de la preparación del presupuesto de ventas y del presupuesto de costos de venta y distribución, se prepara el Presupuesto de producción de la empresa. El presupuesto de producción se basa en las previsiones de producción que se realizan después de tomar en consideración el presupuesto de ventas, el stock máximo y mínimo de productos terminados a mantener, la capacidad de la planta y la disponibilidad de diversos factores de producción.
Cuando se ha decidido la producción específica para el período presupuestario, el presupuesto de producción (expresado en cantidades a producir) se puede convertir en un Presupuesto de costo de producción. El presupuesto de costos de producción se compone de Presupuesto de costos de materiales, Presupuesto de costos laborales y Presupuestos de gastos generales.
El presupuesto de costos de los materiales muestra el costo esperado de los materiales necesarios para la producción presupuestada y el propósito de ventas. La determinación del costo del material implica las cantidades que se utilizarán y la tarifa por unidad. La tarea de determinar las cantidades requeridas es la del departamento de ingeniería de producción, mientras que el departamento de compras tiene la responsabilidad de decidir la tasa.
El Presupuesto de costos laborales pronostica el costo laboral directo que se espera gastar para llevar a cabo la producción objetivo. La preparación de este presupuesto requiere información sobre el tiempo requerido para hacer una unidad de trabajo y los salarios que se pagarán por ello.
El presupuesto de gastos generales es una declaración de los gastos generales esperados (que comprenden los gastos generales fijos y variables) en los que la empresa deberá incurrir durante el período presupuestario. Este presupuesto se prepara sobre la base de las previsiones generales de todos los departamentos de la empresa.
Una vez que se preparan el presupuesto de costo de materiales, el presupuesto de costo de mano de obra y el presupuesto de gastos generales, se puede dibujar un presupuesto de costo de producción completo. Este presupuesto se presenta generalmente en forma de una hoja de costos.
Para lograr una ventaja competitiva sobre sus rivales sobre una base sostenible, una organización tendrá que desarrollar nuevos productos o nuevos procesos para producir productos existentes a un costo mínimo. Por lo tanto, la organización tiene que incurrir en gastos en esfuerzos de investigación y desarrollo.
El Presupuesto de Investigación y Desarrollo se divide en dos partes:
(i) Gastos fijos o constantes necesarios para mantener el trabajo de investigación y desarrollo a un nivel irreductible; y
(ii) Costos en los que se incurrirá al completar los proyectos en mano o en aquellos a ser asumidos. Es la administración la que decide qué proyectos nuevos se retomarán y si se renunciará a alguno de los proyectos existentes.
El presupuesto de capital está preparado para estimar los recibos y pagos en la cuenta de capital en lugar de la cuenta de ingresos. Tras la decisión de la gerencia sobre los gastos de capital que se realizarán durante el período presupuestario, el presupuesto de capital se redacta para mostrar los recibos y pagos mensuales en la cuenta de capital.
Se prepara por separado un presupuesto de efectivo que muestra los recibos esperados y los pagos en la cuenta de ingresos. Una vez que se han preparado y finalizado los presupuestos separados para ventas, finanzas de producción y otras actividades y se han determinado las ventas específicas, el costo de ventas, los gastos, se pueden extraer la cuenta de pérdidas y ganancias específicas y el balance. Estas declaraciones juntas se conocen como Presupuesto Maestro.
El proceso presupuestario se muestra en la figura 15.1.
Principios fundamentales de presupuestación:
Con el fin de garantizar que el presupuesto sirva como una técnica efectiva para la toma de decisiones gerenciales, se deben tener en cuenta ciertos principios fundamentales.
Estos principios son:
1. Apoyo a la gestión :
El apoyo y la cooperación de la alta gerencia son esenciales para la implementación exitosa del presupuesto. Debería interesarse no solo en establecer los objetivos y finalizar los presupuestos, sino también en monitorear constantemente el desempeño real para descubrir las desviaciones, si las hubiera, y tomar medidas curativas, motivar al personal y recompensar a los buenos ejecutantes.
2. Participación de los empleados:
El presupuesto debe establecerse en el nivel más alto posible de motivación. Todos los niveles de gestión deben participar en el establecimiento de objetivos y la preparación del presupuesto. Esto dará lugar a la definición de objetivos realistas.
La participación de los empleados en el proceso de presupuestación no solo los hará pensar cuidadosamente sobre el desarrollo probable en el próximo período y preparar el presupuesto en consecuencia, sino que también los motivará a esforzarse mucho para alcanzar los niveles presupuestarios de eficiencia y actividad.
3. Declaración de la meta organizacional :
El objetivo organizacional debe ser cuantificado y claramente establecido. Estos objetivos deben establecerse dentro del marco de los objetivos y estrategias corporativos. Una política y estrategia corporativa bien definidas es un requisito previo para el presupuesto.
4. Responsabilidad contable :
Los empleados individuales deben ser informados sobre las expectativas de la gerencia. Solo aquellos costos sobre los cuales un individuo tiene control predominante deben usarse para evaluar el desempeño de ese individuo. Los informes de responsabilidad a menudo contienen presupuestos para comparaciones reales.
5. Estructura organizativa :
Debe haber una estructura organizativa bien planificada con autoridad y responsabilidad claramente definidas de los diferentes niveles de gestión. El rol y las responsabilidades del Comité de Presupuesto y su Presidente deben darse a conocer a las personas de la organización.
6. Flexibilidad :
Si las suposiciones básicas que subyacen al presupuesto cambian durante el año, el presupuesto debe actualizarse. Esto permitirá a la administración comparar el nivel real de operaciones con el desempeño esperado en ese nivel.
7. Comunicación de resultados :
Deben establecerse sistemas de comunicaciones adecuados para el servicio de información e informes de la administración, de modo que la información relacionada con el desempeño real se presente al gerente en cuestión de manera oportuna y precisa, de modo que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario.
8. Sistema de contabilidad de sonido:
La organización debe tener un buen sistema de contabilidad para generar información precisa, precisa, confiable y rápida que sea esencial para la implementación exitosa del sistema presupuestario.
