Gastos generales de administración: características y otros detalles

Lea este artículo para conocer las características, los métodos y el control de los gastos generales de administración con entradas de diario.

caracteristicas:

Los gastos generales de administración en comparación con los otros costos generales tienen las siguientes características especiales:

(i) En comparación con otros gastos generales, el monto de los gastos generales de administración es generalmente pequeño.

(ii) No es posible establecer normas o estándares adecuados para la comparación debido a la naturaleza de la mayoría de los gastos administrativos. Debido a esto, no es posible tener el mismo grado de control sobre dichos gastos como en otros gastos generales.

(iii) Los métodos de absorción son en su mayoría arbitrarios y debido a esto no es posible tener una determinación de costos precisa o equitativa.

Los gastos de administración en la mayoría de las organizaciones son pequeños. Hay muchas dificultades que se deben enfrentar en la contabilidad y el control de los gastos de administración. Es por eso que algunos contadores prefieren que los gastos de administración se traten como costos del período y se excluyan de los costos del producto. Además, no tiene relación con la producción o la cantidad de ventas de una empresa.

Cualquiera que sea el tratamiento que se le dé a los gastos de administración, es decir, si se trata de costos de período o si se aplica a las unidades de costo, el procedimiento y análisis de dichos gastos, es decir, la clasificación, asignación y departamentalización, se realiza de manera similar a la adoptada para los gastos generales de fabricación. . Los gastos generales de administración se clasifican de acuerdo con su tipo, naturaleza o propósito del gasto, y cada tipo de gasto se representa mediante un Número de Orden Permanente (o Número de Cuenta de Costos) asignado para el propósito.

El conjunto para los números de orden permanente para los gastos de administración debe ser separado y distinto de la serie de números mantenidos para los gastos generales del éter. Para los gastos generales de administración incurridos durante un período en particular, una cuenta separada, es decir, la Cuenta de Control de Administración, se abre en los libros de costos.

Entradas de diario:

Se pasa la siguiente entrada de diario (en caso de sistema no integral):

Administración de cuenta de control de gastos generales Dr.

A la cuenta de ajuste del libro mayor

A la cuenta de control de libro mayor de tiendas

A la Cuenta de Control de Salarios

(Para gastos de administración incurridos)

Pero en un sistema integrado, la entrada del diario será:

Administración de gastos generales de cuenta de control Dr.

A efectivo / acreedores / caja chica / tiendas

Control de libro mayor / Cuenta de control de salarios

Para la departamentalización de gastos generales, la configuración administrativa de una inquietud se subdivide en ciertos departamentos. Esto depende de varios factores y, en general, cada preocupación tiene su propia clasificación de dichos departamentos según su conveniencia o desde el punto de vista del costo.

La lista típica de departamentos de administración que se utilizarán como centros de costos para la recolección y control de dichos gastos puede incluir Oficina General, Departamento de Personal, Departamento de Secretariado, Departamento de Cuentas, Departamento Legal. Departamento de patrimonio de la fábrica, etc. Las partidas de gastos que pueden identificarse con un departamento de administración se asignan directamente a ese departamento. El resto del gasto se asigna a los distintos departamentos de manera adecuada de manera similar a la de los gastos generales de fabricación.

Métodos:

Hay tres métodos de contabilidad de gastos generales de administración:

1. Por prorrateo a las divisiones de fabricación y venta y distribución,

2. Por transferencia a la cuenta de pérdidas y ganancias, y

3. Adición como una partida separada del costo.

1. Distribución a las divisiones de fabricación y venta y distribución:

Este método reconoce solo dos funciones básicas de una empresa manufacturera, a saber, fabricación y venta y distribución. Dado que se incurren en gastos generales administrativos para las divisiones de fabricación, ventas y distribución, estos se cargan en parte a la fabricación y en parte a los gastos de venta y distribución de forma realista. El efecto final es que los gastos generales de administración pierden su identidad y se combinan con los gastos generales de fabricación, venta y distribución.

Los gastos generales de administración incurridos se cargan a la Cuenta de control de gastos generales de administración. En el reparto, la cantidad de gastos generales administrativos relacionados con la fabricación se transfiere a la Cuenta de control de gastos generales de Works y la cantidad asignada a la venta y distribución se transfiere a la Cuenta de control de gastos generales de venta y distribución.

Las entradas en la Cuenta de control de gastos generales de administración aparecerán de la siguiente manera:

El principal problema en este método es seleccionar la base adecuada para el prorrateo de los gastos generales administrativos a los gastos generales de fabricación y venta y distribución. Para ello, se analiza cada ítem de gastos generales administrativos. Con respecto a algunos de los artículos, es posible realizar una asignación directa de acuerdo con el monto gastado para cada división. En la mayoría de los casos, sin embargo, hay que encontrar una base equitativa. Las bases seleccionadas son similares a las adoptadas para los gastos generales de fabricación.

Por ejemplo:

Ventajas:

Las principales ventajas reivindicadas para este método son:

(i) Hay solo dos funciones básicas de una empresa manufacturera, a saber, fabricación y venta y distribución. Los gastos generales de administración son auxiliares o incidentales a estas funciones básicas. Estos gastos, por lo tanto, no tienen una identidad separada y solo deben ser asumidos por estas dos divisiones básicas.

(ii) Para determinar correctamente los costos de producción y venta, deben incluirse los gastos generales de administración.

(iii) Los costos de producción y venta y distribución son susceptibles de un mejor control. La fusión de los gastos generales de administración con los gastos generales de producción y venta y distribución facilita el control.

Críticas:

Las principales críticas en contra de este método pueden ser las siguientes:

(i) La distribución a las dos divisiones funcionales presenta una dificultad considerable; Los métodos adoptados para este propósito son en su mayoría arbitrarios y, por lo tanto, los resultados no son confiables.

(ii) La administración es también una función principal. La fusión de los costos de administración distorsiona la relación entre estas funciones.

(iii) Si el costo de administración no puede ser controlado, seguramente no puede ser controlado por su fusión con las otras clases de gastos generales.

2. Transferencia a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias:

Este método funciona según el principio de que los gastos generales de administración no tienen una relación directa con la actividad de fabricación y ventas de una empresa. Los gastos generales de administración son principalmente costos fijos que no varían con las unidades de producción o las ventas y, como tales, se tratan correctamente como costos del período por transferencia directa a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Otra razón dada para este tipo de tratamiento es que no parece haber una base equitativa para cobrar gastos generales de administración a otras funciones o productos. Este tratamiento contable es simple. Al final del período contable, como un paso en el cierre de los libros, se realiza una entrada en el cargo de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de Costo y acreditando la Cuenta de Gastos Generales de la Administración.

Por lo tanto, la cuenta de gastos generales de administración será como en:

Las principales críticas contra este método son:

(i) La administración es una función igualmente importante como la fabricación y venta. Debe tener su identidad separada y no debe ser ignorada.

(ii) La no inclusión de los gastos generales de administración subestima los costos de trabajos, procesos, etc.

(iii) La inadecuación del control de los gastos generales de administración no debe constituir un motivo para su exclusión de los costos.

3. Adición como una partida separada del costo:

En este método, los gastos generales de administración se agregan por separado al costo de los trabajos o productos vendidos. Para este propósito, se selecciona una base equitativa para la distribución de los gastos generales al costo del producto.

Las bases seleccionadas son:

(i) Valor de venta,

(ii) Cantidad de ventas,

(iii) Costo de Venta,

(iv) Costo de Fabricación,

(v) Unidades Fabricadas,

(vi) Ganancia bruta en ventas y

(vii) Costo de conversión.

La tasa a aplicar es generalmente una y se calcula de la siguiente manera:

La base del costo de conversión también es mejor en comparación con la base del costo de la obra porque el costo del material consumido en un producto no tiene relación con dichos gastos. La base particular que se seleccionará para una inquietud depende de su idoneidad y equidad en las circunstancias dadas.

Control de los gastos generales de administración :

Los gastos generales administrativos son en su mayoría fijos y se incurren por la política general de la administración. Por lo tanto, generalmente no son controlables, particularmente en un nivel inferior de gestión. Debido a esto, la mayoría de los contadores no consideran correcto introducir y operar un sistema de control de los gastos de administración.

Sin embargo, se puede ejercer cierto control mediante uno de los siguientes métodos :

(i) Por clasificación y análisis adecuados de los gastos generales y comparación con el rendimiento pasado.

(ii) Mediante sistema de control presupuestario.

(iii) Por el uso de normas.

(i) Control mediante clasificación y análisis de los gastos generales y comparación con el rendimiento anterior:

Los gastos incurridos contra cada tipo o clase (según el Reglamento) se recaudan para cada uno de los departamentos administrativos y se comparan periódicamente con los gastos correspondientes incurridos durante un período específico con el propósito de controlar y formular políticas.

Por ejemplo, si se conoce el costo de respaldar a un departamento legal y el alcance de las actividades del departamento legal, se puede decidir si es más económico continuar manteniendo un departamento legal separado o contratar un Asesora jurídica del tiempo.

(ii) Control a través del presupuesto:

La técnica de control presupuestario aplicable a los gastos generales de fabricación también se adopta para el control presupuestario de los gastos administrativos. Los presupuestos se fijan para cada ítem de gastos generales de administración para cada departamento administrativo, de modo que se puede hacer una comparación periódica con lo real y se pueden fijar responsabilidades en los departamentos.

(iii) Control a través del uso de estándares:

La naturaleza de las actividades administrativas impide la preparación de estándares de costos administrativos en la misma medida y con el mismo grado de precisión que se puede aplicar a las divisiones de fabricación y venta. Sin embargo, existen algunos tipos de trabajo, como el de oficina, tipografía, publicación, archivo y facturación, en los departamentos administrativos para los cuales se pueden establecer unidades de medida estándar y costos estándar.

A pesar de que estas actividades pueden representar una pequeña parte del costo total, está en línea con una política eficaz de buena gestión introducir controles en forma de normas donde y cuando sea que tales formas de evaluación de eficiencia y productividad puedan ser implementadas. usado.