Software de contabilidad en computadoras: uso, ventajas y otros detalles

Lea este artículo para aprender sobre el uso, componentes, etapas, ventajas y desventajas del software de contabilidad en la computadora.

Uso del software de contabilidad:

La contabilidad computarizada utiliza el concepto de bases de datos. Para este propósito, se utiliza un software de contabilidad para implementar un sistema de contabilidad computarizado. Elimina la necesidad de crear y mantener revistas, libros de contabilidad, etc. Algunos de los programas de contabilidad más utilizados son Tally, Cash Manager, Best Books, etc.

El software de contabilidad es un software básico, que permite acceder a los datos contenidos en la base de datos. Es un sistema para administrar la recopilación de datos asegurando al mismo tiempo que se mantiene confiable y confidencial.

El software de contabilidad computarizado típico ofrecerá una serie de instalaciones diferentes, como las siguientes:

1. Entrada en pantalla e impresión de facturas de venta.

2. Actualización automática de cuentas de clientes en el libro de ventas.

3. Registro de factura de proveedores.

4. Actualización automática de cuentas de proveedores en el libro de compras.

5. Registro de recibos bancarios.

6. Efectuar pagos a proveedores y por gastos.

7. Actualización automática del libro mayor general.

8. Ajuste automático de registros de stock.

9. Integración de la base de datos con el programa contable.

10. Cálculo automático de rollos de pago y entradas asociadas.

11. Los programas de contabilidad computarizados pueden proporcionar informes instantáneos para la administración, por ejemplo: Resumen de deudores envejecidos: un resumen de las cuentas de los clientes que muestran los montos vencidos, la cuenta de prueba, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance, la valoración de acciones, el análisis de ventas, el análisis de presupuestos, Análisis de varianza, devoluciones de GST / IVA y análisis de rol de pago.

Cuando se usa un sistema de contabilidad computarizado en la computadora, las pantallas de entrada se han diseñado para facilitar su uso. La principal ventaja es que cada transacción debe ingresarse solo una vez, a diferencia de un sistema manual de doble entrada donde se requieren dos o tres entradas.

Al seleccionar el software de contabilidad, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

Los requisitos de la empresa en particular deben coincidir con las soluciones disponibles. El software que cumpla con el requisito máximo debe ser seleccionado.

1. Los costos de los diversos paquetes deben considerarse antes de la selección final.

2. Debe ser muy simple y fácil de usar.

3. Las credenciales del vendedor también deben ser verificadas. Un proveedor que está preparado para suministrar actualizaciones debe ser preferido.

Componentes del software de contabilidad computarizada:

Preparación de documentos contables:

La computadora ayuda en la preparación de documentos contables como Cash Memo, Bills, and Invoices, etc., y en la preparación de comprobantes contables.

Grabación de transacciones:

Todos los días las transacciones comerciales se registran con la ayuda de un software informático. Esquema lógico está implícito para la codificación de la cuenta y la transacción. A cada cuenta y transacción se le asigna un código único. La agrupación de cuentas se realiza desde la primera página. Este proceso simplifica el trabajo de registro de las transacciones.

Preparación del balance de comprobación y estados financieros:

Después de registrar la transacción, la computadora transfiere automáticamente los datos a la cuenta contable. La computadora prepara el balance de prueba para verificar la exactitud de los registros. Con la ayuda del balance de prueba, la computadora puede programarse para preparar la cuenta de Trading, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance general.

Etapas del sistema contable computarizado:

Sistema de procesamiento de transacciones [TPS]:

Es la primera etapa del sistema contable computarizado. Su propósito es registrar, procesar, validar y almacenar transacciones que ocurren en varias áreas funcionales de una empresa para su posterior recuperación y uso.

Los siguientes pasos están involucrados en el procesamiento de una transacción: Entrada de datos, Validación de datos, Procesamiento y Revalidación, Almacenamiento, Información e Informes. TPS es uno de los sistemas de procesamiento de transacciones, que se ocupa únicamente de las transacciones financieras.

Cuando un sistema solo contiene recursos humanos, se llama sistema manual. Cuando utiliza recursos informáticos, se denomina sistema computarizado. Cuando se utilizan recursos informáticos y humanos, se denomina sistema basado en computadora.

Estos pasos pueden explicarse con un ejemplo que hace uso de la instalación de Cajeros Automáticos [ATM] por parte de un Banco - Cliente.

Entrada de datos:

El procesamiento supone la entrada de datos. Un cliente del banco opera una instalación de cajero automático para realizar un retiro. Las acciones tomadas por el cliente constituyen los datos, que se procesan después de la validación por el sistema bancario personal computarizado.

Validación de datos:

Asegura la precisión y confiabilidad de los datos de entrada al compararlos con algunos estándares predefinidos o datos conocidos. Los procedimientos de 'Detección de errores' o Corrección de errores 'realizan esta validación.

El mecanismo de control de detección de errores garantiza la detección de errores al comparar los datos reales con la norma predeterminada. Y el mecanismo de corrección de errores hace sugerencias para ingresar la entrada de datos correcta.

El número de identificación personal [PIN] del cliente se valida con datos conocidos. Si el PIN es incorrecto, se hace una sugerencia para indicar que el PIN no es válido. Una vez que se valida el PIN, también se verifica la cantidad de retiro que se realiza para garantizar que no exceda un límite de retiro preespecificado.

Procesamiento y revalidación:

El procesamiento de datos se produce casi instantáneamente en el caso del procesamiento de transacciones en línea [OLTP] siempre que se haya ingresado al sistema un dato válido. Esto se llama validación de entrada de verificación.

La revalidación se produce para garantizar que la transacción en términos de entrega de dinero por ATM se haya completado debidamente. Esto se llama verificación de validez de salida.

Almacenamiento:

Las acciones procesadas, como se describió anteriormente, se convierten en datos de transacciones financieras. Es decir, el dinero retirado por un cliente en particular se almacena en la base de datos de transacciones del sistema bancario personal computarizado.

Esto asegura que solo las transacciones válidas se almacenen en la base de datos. Los datos almacenados se procesan utilizando el servicio de consulta para generar la información deseada.

Informes:

Los informes se pueden preparar sobre la base del contenido de información requerido de acuerdo con la utilidad de la decisión del informe.

Software de contabilidad personalizado:

El software personalizado es uno, que se desarrolla sobre la base de las especificaciones de requisitos proporcionadas por la unidad de negocios. Se realiza un estudio de viabilidad para determinar los requisitos de la unidad.

Sobre la base de estos requisitos, se prepara un informe de especificación de requisitos para enviarlo a la alta dirección para su aprobación. Después de la aprobación, se inicia el proceso de diseño. Después de la prueba, se implementa.

Ventajas:

[a] Cubre todas las áreas funcionales según el requisito,

[b] Para facilitar la entrada de datos, las pantallas de entrada se adaptarán a los documentos de entrada,

[c] Los informes serían según las especificaciones de la unidad de negocios,

[d] Los escáneres de códigos de barras se pueden usar como dispositivos de entrada adecuados para sus necesidades específicas.

Desventajas:

[a] Si la especificación de los requisitos o la documentación están incompletas o las medidas de control son inadecuadas, el sistema puede funcionar de manera defectuosa,

[b] Las pruebas inadecuadas pueden dar como resultado errores en el software,

[c] El proveedor no puede brindar soporte completo para la operación del software.


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