8 fases involucradas en la toma de decisiones de compras organizacionales

8 Las fases importantes del proceso de decisión de compras organizativas son las siguientes: 1. Fase 1: Reconocimiento de un problema 2. Fase 2: Descripción de la necesidad 3. Fase 3: Especificación del producto 4. Fase 4: Búsqueda de proveedores 5. Fase 5: Propuesta Solicitud 6. Fase 6: Selección del proveedor 7. Fase 7: Especificación de rutina del pedido 8. Fase 8: Revisión del desempeño.

A diferencia del proceso de decisión de compra del consumidor, que es principalmente una serie de etapas mentales, la toma de decisiones de compra industrial implica etapas más físicas y observables.

Hay muchos tomadores de decisiones involucrados en cada una de las ocho etapas, tal como lo establece el marco de la red de compra.

1. Fase 1: Reconocimiento de un problema:

El proceso de compra / compra comienza cuando alguien en la empresa reconoce un problema o una necesidad que puede satisfacerse mediante la adquisición de bienes o servicios.

Los eventos comunes que conducen a esta fase podrían ser:

yo. La compañía decide desarrollar un nuevo producto y necesita nuevos equipos y materiales para producir este producto.

ii. Decide diversificar o expandirse y, por lo tanto, requiere una multitud de nuevos proveedores.

iii. El Gerente de Compras evalúa la oportunidad de obtener precios más bajos o de mejor calidad.

iv. Una máquina se descompone y requiere reemplazo o piezas nuevas.

v. Los materiales comprados resultan ser insatisfactorios y la empresa busca otro proveedor.

Los primeros emolumentos en la nueva fase de reconocimiento de tareas / problemas ofrecen al comercializador una ventaja sobre los proveedores competitivos.

2. Fase 2: Descripción de la necesidad:

Esta fase implica la determinación de las características y la cantidad del artículo necesario. Las características generales pueden ser la confiabilidad, la durabilidad, el precio, etc., y el comercializador, junto con el gerente de compras, los ingenieros y los usuarios pueden describir las necesidades.

Las preguntas que podrían plantearse son:

yo. ¿Qué especificaciones de rendimiento deben cumplirse?

ii. ¿Qué tipos de bienes y servicios deben ser considerados?

iii. ¿Cuáles son los requisitos de aplicación? y

iv. ¿Qué cantidades serían necesarias?

Las respuestas a tales preguntas le darán al vendedor una descripción general de la necesidad, que será la entrada para la siguiente fase.

3. Fase 3: Especificación del producto:

Al obtener los aportes de la segunda fase, la organización compradora debe desarrollar las especificaciones técnicas de los artículos necesarios. En esta fase, el producto se divide en artículos. Los artículos a su vez se clasifican en los estándar y los nuevos que deben diseñarse.

Las especificaciones para ambos están listadas. Como vendedor, debe involucrarse a sí mismo y a su contraparte técnica y financiera para determinar la viabilidad y también para elaborar los servicios que pueden ofrecer para desarrollar y suministrar el producto. A menos que sea un proveedor conocido, muchas empresas no fomentan la participación del proveedor en esta etapa. La relación con el cliente juega un papel vital aquí.

Este es un ejemplo de cómo la empresa proveedora puede ayudar a la empresa compradora en esta fase.

Toyota Motor Corporation quería hacer un 'automóvil pensante' que pudiera aprender, memorizar y reaccionar a los aportes del entorno humano. Descubrieron que Sony Corporation había desarrollado un perro mecánico que mostraba estas características.

Involucraron a Sony en el diseño del automóvil y desarrollaron un 'pod' que se mostró en el 35º Salón del Automóvil de Tokio. Aún no se ha fabricado para el público en general. Pod puede intercambiar información con otros vehículos, medir el nivel de habilidad de los conductores; comprender el estado de ánimo de los conductores, etc. En lugar de un volante, tiene un joystick.

Sony Corporation participó con Toyoto Motor desde la etapa de diseño y sus entradas fueron componentes individuales que diseñan el terminal portátil, pantallas interiores, joystick y desarrollo de ECU (Unidad de comunicación emocional) para expresar emociones.

Cuando la instalación de Kanpur en LML estaba diseñando y desarrollando 'Freedom', una bicicleta de 100 cc, empleó los servicios de varias compañías para diseñar y suministrar muchas partes. Sriram suministró el pistón, Borg Warner de Alemania suministró la cadena de levas, Daclin diseñó y suministró el bastidor y se llamó a MRF para que desarrollara los neumáticos. La empresa británica Prodrine proporcionó los insumos tecnológicos para los cambios en el sistema de engranajes.

4. Fase 4: Búsqueda de proveedores:

Esta fase se refiere a la búsqueda de proveedores calificados entre las fuentes potenciales. El vendedor tiene que asegurarse de que está en la lista de proveedores potenciales. Para que esto suceda, tiene que hacer visitas periódicas a todas las compañías potenciales y crear conciencia. Los folletos deben distribuirse y los anuncios deben colocarse en medios específicos, como revistas comerciales. Esta fase solo implica hacer una lista de proveedores calificados.

5. Fase 5: Solicitud de propuesta:

Las listas de proveedores calificados ahora se acortan aún más en función de algunos factores críticos. Por ejemplo, si el comprador no está dispuesto a probar con una nueva firma que no haya estado en el mercado durante más de tres años, puede excluir a esos proveedores. Luego, los departamentos de compras solicitan que cada proveedor envíe las propuestas.

Después de las evaluaciones, según los criterios especificados, se solicita a algunas empresas que acudan a las presentaciones formales. La propuesta debe incluir la especificación del producto, el precio, el período de entrega, las condiciones de pago, los impuestos de los expertos y aranceles aplicables, el costo de transporte, el costo del seguro de tránsito y cualquier otro costo relevante o servicio gratuito proporcionado. Para la compra de productos o servicios de rutina, las fases 4 y 5 pueden ocurrir simultáneamente, ya que el comprador puede comunicarse con los proveedores calificados para obtener la información más reciente sobre los precios y los plazos de entrega.

Para productos y servicios técnicamente complejos, se gasta mucho tiempo en analizar las propuestas en términos de comparación de servicios de productos, entregas y el costo de envío.

Una empresa multinacional líder que fabrica jabones requiere que los proveedores pasen por tres etapas: la de un proveedor calificado, un proveedor aprobado y un proveedor selecto. Para ser calificado, el proveedor debe demostrar capacidades técnicas, salud financiera, efectividad de costos, altos estándares de calidad e innovación.

Un proveedor que cumple con estos criterios aplica un lote de muestra para su aprobación. Una vez aprobado, el proveedor se convierte en un "proveedor selecto" cuando demuestra una alta uniformidad del producto, mejora continua de la calidad y capacidades de entrega JIT.

6. Fase 6: Selección del proveedor:

Cada una de las presentaciones del proveedor se califica de acuerdo con ciertos modelos de evaluación. La organización compradora también puede intentar negociar con sus proveedores preferidos para obtener mejores precios y términos antes de tomar una decisión final.

7. Fase 7: Especificación de la rutina del pedido:

Una vez que los proveedores han sido seleccionados, el comprador negocia el pedido final, enumerando las especificaciones técnicas, la cantidad necesaria, el tiempo esperado de entrega, las políticas de devolución, las garantías, etc. En caso de mantenimiento, reparación y artículos operativos, los compradores se desplazan cada vez más hacia Contratos generales en lugar de ordenes de compra periódicas.

La contratación general lleva a más fuentes individuales a comprar y ordenar más artículos de esa única fuente. Este sistema acerca al proveedor con el comprador y dificulta la entrada de proveedores externos, a menos que el comprador se sienta insatisfecho con los precios, la calidad o el servicio de los proveedores internos.

SKF India, la multinacional sueca que fabrica rodamientos en Pune y Bangalore, fue el único proveedor de rodamientos de bolas para TVS Motor Company, ubicada en Padi en Chennai.

8. Fase 8: Revisión del desempeño:

La fase final del proceso de compra consiste en una revisión formal o informal y comentarios sobre el rendimiento del producto, así como el rendimiento del proveedor. El comprador puede ponerse en contacto con el usuario final y solicitar sus evaluaciones, que a su vez se entregan al proveedor, o puede calificar al proveedor según varios criterios utilizando un método de puntaje ponderado o el comprador también puede agregar el costo del desempeño deficiente del proveedor para obtener Costes ajustados de compra incluyendo precio.

La revisión del desempeño puede llevar al comprador a continuar, mejorar o eliminar un proveedor. Es esencial para un comercializador tener una buena relación y siempre hacer un seguimiento de las quejas de los clientes tan pronto como sea posible. Más que los defectos y problemas que enfrentan los compradores en el producto, es la actitud del proveedor la que se ve más enfocada.