5 Pautas para los grupos y miembros de una organización para lograr resultados efectivos

Para que los grupos logren resultados efectivos y para que los miembros alcancen un consenso, se han prescrito algunas pautas útiles que deben respetarse.

Cyril O'Donnell sugiere algunas pautas para la formación de los grupos y los procedimientos de trabajo, así como para el comportamiento de los miembros:

Para Grupos:

1. Los objetivos del grupo o comité deben definirse claramente para que la discusión pueda centrarse en estos objetivos.

2. Se debe especificar la autoridad del comité. ¿El comité está formado exclusivamente para recomendar soluciones o si está autorizado para implementar sus decisiones?

3. El tamaño del grupo debe ser determinado cuidadosamente. Si hay varios departamentos involucrados, entonces puede ser necesaria la representación adecuada de cada departamento. Generalmente los grupos de siete a diez miembros son adecuados.

4. El líder del grupo debe ser nombrado o seleccionado sobre la base de su capacidad para dirigir la reunión. Él debe tener la experiencia técnica, así como habilidades en las relaciones interpersonales.

5. La agenda precisa de la reunión se debe comunicar a todos los miembros y se debe proporcionar todo el material de apoyo para la reunión. Se debe mantener un registro escrito de los aspectos importantes de la discusión.

Para los miembros:

1. Los miembros deben asegurarse de que el ambiente en las reuniones del comité sea relajado e informal.

2. Cada miembro toma un papel activo en la discusión y establece su posición de manera clara y lógica. También escucha cualquier reacción con calma y da puntos de vista contrarios, si los hay.

3. Un miembro no debe comprometerse simplemente para lograr la armonía. Los desacuerdos no deben ser ignorados, pero deben ser resueltos. Las críticas deben dirigirse a temas y no a personas.

4. Los miembros deben asegurarse de que el líder del grupo no esté dominando excesivamente. Sus puntos de vista no deben ser considerados como definitivos. Sus puntos de vista deben ser tratados de la misma manera que los puntos de vista de cualquier otro miembro.

5. Los miembros deben asegurarse de que los desacuerdos no involucren personalidades, sino solo opiniones. Además, estos desacuerdos no deben continuar por motivos personales después de que terminen las reuniones; de lo contrario, no solo serán técnica y socialmente destructivos, sino que también podrían generar desacuerdos innecesarios con las mismas personas en las reuniones futuras.

Debe haber un espíritu de cooperación en lugar de uno de competencia entre los miembros. Dicha cooperación llevaría a respuestas más positivas entre sí, respeto por las opiniones de los demás, más participación y compromiso con la tarea en cuestión y mayor satisfacción con el éxito de la tarea.

Estas pautas, cuando se siguen correctamente, deberían mejorar la eficiencia y la eficacia de los equipos.