4 tipos de dirección en la comunicación formal
Algunos de los tipos más importantes de dirección en la comunicación formal son: 1. Hacia abajo 2. Hacia arriba 3. Horizontal o lateral y 4. ¡Diagonal o transversal!
La comunicación formal está diseñada por la dirección. Es una comunicación oficial que se realiza a través de la línea de autoridad o cadena de mando.
El propósito básico del diseño de tal comunicación es conectar varios subsistemas de organización y coordinar su funcionamiento para lograr los objetivos de la organización. Dicha comunicación es oficial y forma parte de una organización formal que opera a través de una relación formal de superior y subordinado.
1. Comunicación descendente:
La comunicación en primer lugar, fluye hacia abajo. Es por eso que, tradicionalmente, esta dirección ha sido destacada o enfatizada. Se basa en el supuesto de que las personas que trabajan en niveles más altos tienen la autoridad de comunicarse con las personas que trabajan en niveles más bajos. Esta dirección de la comunicación fortalece la estructura autoritaria de la organización. Esto también se llama Down Stream Communication.
Limitaciones de la comunicación descendente:
(i) Distorsión / Dilución:
Muy a menudo, la comunicación que se origina en el nivel más alto se distorsiona o se diluye en el camino hacia los niveles más bajos. A veces los mensajes pueden perderse. Debe asegurarse que el receptor entienda completamente el significado / instrucciones / instrucciones que vienen de arriba. Esto requiere un sistema de retroalimentación eficiente.
(ii) Retraso:
Otro inconveniente de la comunicación descendente es que a menudo consume mucho tiempo. Cuantos más niveles, mayores son las posibilidades de retraso. Es por eso que a veces los gerentes eligen enviar sus masajes directamente a la persona interesada.
(iii) Filtrado:
A veces los gerentes pueden retener alguna información valiosa de los empleados. En tal situación, los empleados se sienten frustrados, confundidos e impotentes. Esto puede arruinar la relación empleador-empleado.
2. Comunicación ascendente:
La función de la comunicación ascendente es enviar información, sugerencias, quejas y reclamos de los trabajadores de nivel inferior a los gerentes de arriba. Es, por tanto, más participativo en la naturaleza. No se alentó en el pasado, pero los gerentes modernos fomentan la comunicación ascendente. Este es un resultado directo de la creciente democratización. Esto también se llama comunicación de flujo ascendente.
Limitaciones de la comunicación ascendente:
(i) psicológica:
Ciertos problemas, principalmente de naturaleza psicológica, pueden surgir en comunicación ascendente.
(ii) Jerárquico:
A muchos gerentes no les gusta que sus subalternos les "digan". Es posible que no sean lo suficientemente pacientes como para escucharlos o incluso que repriman el mensaje que se les envía desde abajo. En tal situación, los empleados pueden sentirse decepcionados.
Maneras de superar las limitaciones — Defensor del Pueblo:
Para resolver tales problemas, un Defensor del Pueblo juega un papel importante. El concepto de Ombudsman u Ombudsperson se utilizó por primera vez en Suecia para presentar quejas de empleados de niveles inferiores contra funcionarios o agencias gubernamentales.
Ahora, varias empresas en muchos países han establecido puestos para que personas investiguen empleados, quejas y reclamos. Un Defensor del Pueblo, por lo tanto, media eficazmente entre los empleadores y los empleados y suaviza la comunicación ascendente.
3. Comunicación lateral u horizontal:
Este tipo de comunicación se puede ver teniendo lugar entre personas que operan en el mismo nivel o que trabajan bajo el mismo ejecutivo. Los gerentes funcionales que operan al mismo nivel, en diferentes departamentos, a través de su comunicación, presentan un buen ejemplo de comunicación lateral. El uso principal de esta dimensión de la comunicación es mantener la coordinación y revisar las actividades asignadas a varios subordinados.
Ocasiones para la comunicación lateral surgen durante reuniones de comité o conferencias en las que todos los miembros del grupo, en su mayoría compañeros o iguales, interactúan. El mejor ejemplo de comunicación lateral se puede ver en la interacción entre los departamentos de producción y marketing.
4. Comunicación diagonal o transversal:
La comunicación diagonal o transversal tiene lugar cuando las personas que trabajan en el mismo nivel interactúan con las personas que trabajan en un nivel superior o inferior de la jerarquía organizativa y en los límites de sus relaciones de informes.
Ventajas de la comunicación diagonal:
1. Coordinación:
Esta comunicación transversal sirve el importante propósito de la coordinación a través de reuniones informales, conferencias formales, reuniones durante la hora del almuerzo, avisos generales, etc.
2. Practicable:
Como sabemos, no todas las comunicaciones tienen lugar estrictamente en las líneas de la jerarquía organizativa, es decir, hacia abajo o hacia arriba.
3. Impulso a la moral:
Al brindar oportunidades a los trabajadores de niveles inferiores para interactuar con los gerentes en reuniones informales, les da a su moral un impulso y un mayor compromiso con la organización. Cada vez más organizaciones están fomentando la comunicación transversal y la creación de bonhomie.
Limitaciones:
1. Miedo a la infracción:
El superior puede sentir que es una infracción que a su subordinado se le haya dado una importancia indebida y que se le haya aprobado.
2. Resistencia al cumplimiento:
El superior puede no implementar la sugerencia ya que no ha sido consultado.
3. Anarquía:
La falta de procedimientos aceptados puede llevar a la anarquía interna y la animosidad externa.
